Elementos clave de una organización formal

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  • Publicado : 22 de mayo de 2011
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Elementos clave de la organización formal: la estructura organizativa
La organización formal se pone de manifiesto a través de actos y expresiones de voluntad de quienes ejercen la dirección, sea esta unipersonal, colectiva, o de la forma que adopte. Esta voluntad determina la línea jerárquica de la organización, las funciones que se cumplirán, los roles que desempeñarán las personas, loscontratos y normas laborales o reglamentarias específicas que se aplicarán.
Esta construcción deliberada va a dar una “lógica” a las relaciones, al funcionamiento esperado para el alcance de los objetivos deseados, que constituye la esencia del “envase” o continente en que se van a procesar los vínculos, y tiene un impacto directo en la cultura de la organización.
En muchas ocasiones, nos vamos aencontrar que debido al tamaño y características de la organización no existe aún un grado de formalización suficiente, y por lo tanto lo formal es igualmente bastante informal, no existiendo resoluciones ni documentos escritos, etc. De todas formas, lo que se ha formalizado tanto como lo que se ha postergado, son todos datos interesantes sobre cómo es la organización, sobre su estilo particular.
 En la pequeña empresa de mantenimiento lo primero que me llamó la atención fue el orden imperante en el manejo de herramientas, el celo dispuesto para su cuidado. El ambiente estaba cargado de carteles al respecto, imponiendo de esa forma una suerte de procedimientos claros para todos. Otra realidad era el espacio destinado al vínculo comercial, donde existía un gran desorden y no era raro que sefacturara con errores o se extraviaran documentos, lo que hacía de la tarea del contador una lucha cotidiana.
En esta mirada existe mucha información sobre la organización,  sobre las prioridades reales, su cultura, y en contrapartida, los primeros  indicios de sus áreas ciegas.
Existen algunos puntos que nos permiten conocer el estado de la estructura organizacional de una empresa, y que nospermiten emitir un diagnostico:

1. División del trabajo. Se trata de conocer las labores que son realizadas en el negocio, si son suficientes, si pueden ser realizadas en el tiempo que dura la jornada laboral, si están repartidas equitativamente. Debemos evitar criterios subjetivos, es decir, ver a las tareas sin pensar en las personas que las realizan, más bien debemos ver a las tareas comotareas, tomando valores promedio (tiempo, esfuerzo, etc.) como referencia para conocer su tiempo de realización.
2. Procedimientos. Un procedimiento no es más que la expresión de la forma en que se realizan las cosas. Esta expresión debemos compararla con la forma en la que “deberían” de realizarse. Existen niveles en los procedimientos, que de acuerdo a su extensión, agrupan a diferentes áreasadministrativas y puestos de la empresa. Existen también métodos de control para los procedimientos, generalmente a través de los formatos o en las últimas décadas, los sistemas de información. Los procedimientos deben ser lo suficientemente detallados para poder conocer exactamente que está pasando en cada punto del proceso, pero sin exagerar como para que se vuelvan imposibles de realizar, nitan poco definidos que dejen lagunas de decisión.
3. Puestos. Es el rol que cada persona realizara en la empresa. Aquí lo primero es saber cual es la función del puesto, que hace, como contribuye a la consecución del objetivo de la empresa. Una vez mas, debemos de evitar caer en la trampa de pensar en los puestos en función de las personas –aunque sabemos que, dependiendo de la naturaleza delpuesto, habrá personas que lo desempeñen mejor que otras– y diseñar los puestos de tal forma que puedan ser desempeñados fácilmente por el personal seleccionado para él.
4. Organigrama. Esta es la representación grafica de la organización, y de cómo fluye la comunicación dentro de ella, y de las relaciones que existen entre las diversas áreas y puestos. Generalmente se encuentra guardado en...
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