elementos del control interno

CONTROL INTERNO


UNIDAD I : ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

1. CONTROL INTERNO

CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:

Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia
Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.
Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadaspor la empresa.
Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.


“ Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar laadhesión a las políticas administrativas prescritas.”

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y laobservación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.

ELEMENTOS DE CONTROL

1) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentoso personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.
2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
AutorizaciónAprobación
Ejecución
Registro

Por ejemplo en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos:
1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.
2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4. Se registra laventa en el departamento de Contabilidad

CUENTAS POR COBRAR
VENTAS

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.

3) Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.
4) Separación de responsabilidades para funciones afines.
Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguientefunciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:
Entrega de mercadería
Registro de Cuentas por Cobrar
Recaudación de la deuda
5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes)6) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.
7) Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas deventa, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso
8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
9) Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.
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