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SIAP

MANUAL DE CORRESPONDENCIA INTERNA

VERSIÓN
1

1. OBJETIVO
El presente manual tiene como principal objetivo normar el manejo de la
correspondencia interna recibida y despachada a nivelnacional, para un adecuado
control de la misma.
2. ALCANCE
Sucursales a nivel nacional, personal encargado de recibir y despachar la
correspondencia, todo el personal al momento de generarcorrespondencia o
comunicaciones internas.
3. RESPONSABILIDADES
Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, el
Director Administrativo, Recepcionistas, y todo el personalde las oficinas a nivel
nacional, vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de
correspondencia.
4. DISPOSICIONES GENERALES
 El área de recepción, es el área encargada de centralizarla recepción, envío y
control de la correspondencia interna entre sucursales a nivel nacional.
 La Relación Diaria de Recepción y Envío de Correspondencia deberá ser
devuelta de forma inmediata,debidamente firmada como recibido y revisado por
el funcionario receptor con carácter obligatorio.
 El servicio de correspondencia a sus distintas sucursales es para USO exclusivo
de las laboresOperativas y/o administrativas de SIAP, este no puede ser usado
para beneficios personal ya que genera extra-costos, y carga administrativa
ajena al objeto social de SIAP
 Las encomiendas (Cajas,libros, paquetes, equipos, entre otros) deben estar
acompañados de un memorando donde se indique los datos necesarios como
remitente, destinatario y asunto.
 Es responsabilidad del área deRecepción velar por la confidencialidad de la
correspondencia interna y externa que llegue a la misma.
 La correspondencia debe contener todos los datos sugeridos en el sobre
reutilizable,

DA- 01 deenero de 2012

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MANUAL DE CORRESPONDENCIA INTERNA

VERSIÓN
1

 Toda correspondencia debe estar contenida en un sobre en buen estado, y
totalmente diligenciado.
 Cumplir...