ENFOQUES

ENFOQUES
La gestión documental forma parte de la estrategia para administrar los recursos informativos con que cuenta una organización. Por su naturaleza, el punto de partida radica en el enfoque clásico para manejar la documentación que constituye la plataforma de las operaciones que día con día afronta una organización, cuyo registro se centra en sus competencias centrales, estructura, sectorde actividad, giro industrial, tamaño de la empresa, número de empleados, relaciones de coordinación, nivel de desarrollo tecnológico, sistemas de comunicación e información, trato a clientes (internos y externos), generación de bienes, servicios, capital y conocimiento y gestión de la calidad. Esta disposición obedece a que sea cual fuere la forma de establecer el formato para emplear losrecursos documentales, éstos deben utilizarse respetando la secuencia de datos, instrucciones, forma de llenado, tipo de datos (fijos o variables), utilización de columnas, renglones, cuadros, casillas y bloques. Además, es necesario mantener la unidad, claridad, agrupación, jerarquización, saturación, movimiento, ritmo e imagen residual de todos ellos. Las alternativas para su elaboración incluyenalgunos procesos que se consideran “tradicionales”, los cuales tienden a utilizarse con menos frecuencia, pero que, por costumbre, confianza y costo, aún representan un recurso por el que optan muchas instancias. Como parte fundamental del manejo y tratamiento de la información, es conveniente disponer de un enfoque digital que incremente la calidad de los datos, es decir, que permita depurarlos yconfirmarlos automáticamente, exportar la información que contengan hacia distintas bases de datos o aplicaciones diversas, analizar comparativamente los reconocimientos que se hagan y administrar de manera puntual las imágenes y documentos.
De conformidad con los criterios anotados, presentaremos las dos versiones o enfoques en el orden expresado.

ENFOQUE CLÁSICO
Importancia de las formas impresasPor lo general, las operaciones administrativas que se efectúan en una organización requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta loselementos siguientes:
Su contenido.
La cantidad que de ellas se utiliza.
El costo que representan.
El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
Que constituyen un vehículo confiable para generar y transmitir información.

ANÁLISIS
Cuando se revisan las condiciones materiales del contenido de un formulario, tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia deuso, y consideraciones funcionales , identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos, se deben considerar los siguientes aspectos:
Formularios cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
Duplicación de formas para un mismo fi n.
Exceso de formularios de poco uso.
Formularios con un númerode copias innecesario.
Formularios cuyo diseño no satisface el propósito para el que fueron creados.
Formularios para trámites en los que no son necesarios, o sin la forma y contenido requeridos.

Fuentes de información
Por lo general, los formularios que emplea una organización suelen ser diversos. Entre los más comunes se pueden mencionar:
De su uso interno (por ejemplo, el control para pedidosde papelería).
Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno).
Producto de un consultor externo (formulario para realizar un procedimiento).
De uso comercial común (formulario para solicitud de empleo).
Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaraciones de impuestos).
Requeridas por una instancia externa para su uso...