Ensayo Acuerdo 060

ENSAYO ACUERDO No 060
Con el acuerdo 060 no podemos dar cuenta de la importancia que tiene este para con las empresas y las diferentes entidades tanto públicas como privadas ya que permite llevar una organización garantizada. Estas deben ser efectivas en cada empresa según esta ley nos lleva a conocer los diferentes parámetros que tenemos que tener en cuenta para llevar un correcto manejo delarchivo.
El archivo general de la nación cumple un papel muy importante en el cumplimiento de esta ley ya que ya por medio de esta se fijan políticas con las normas y reglas que permiten realizar esta función. Otro punto a resaltar de este acuerdo es la importancia que tiene la utilización de las tecnologías de comunicación como lo son mensajes de datos, comercio de digitalización y firmasdigitales estableciéndolos así como un reglamento.
La planeación, organización programación si se tiene una utilización oportuna en cada empresa y se normaliza los procedimientos de correspondencia esta nos permite llevar de una manera organizada la documentación de cada entidad permitiéndonos así una mejor eficiencia en nuestro trabajo ya que esta permite la conservación y utilización de estosdocumentos por más tiempo.
Los artículos que encontramos en este acuerdo señalan puntos muy importantes que nos permitirán llevar un archivo eficiente también se conocerán diferente conceptos que como archivistas tenemos que tener en cuenta para poder comprender sus diferentes usos.
Tenemos que tener en cuenta que los documentos cumplen con ciertos parámetros de gestión documental como lo son laproducción, recepción distribución, seguimiento conservación y consulta con el fin de establecer un orden a cada documento. Art. 1
Las definiciones archivísticas nos permiten comprender la manera como se debe llevar un archivo organizado según su clasificación de donde se origina por medio de ellos comprenderemos sus necesidades y nos permitirá comprenderlos, la correspondencia en una entidad esimprescindible ya que estas comunicaciones llegan a la entidad no generan trámites para las instituciones. El documento original es generado es la fuente de información primaria ya que esta adquiere las características necesarias para permitir su autenticidad.
Radicación de comunicaciones oficiales, es el procedimiento en el cual se le asigna un número consecutivo al documento recibido o producidodejando constancia de recibido con el propósito de oficializar su trámite. Estos y otros conceptos son muy importantes para la adecuada presentación de los servicios de correspondencia ya que estos nos permite el cumplimiento según este acuerdo podemos resaltar que sin esta guía sería difícil el llevar un archivo ya que se necesita de ciertos conocimientos para poder llevarlos a cabo. (Art, 2)Las unidades de correspondencia cumplen un papel muy importante en las entidades ya que por medio de esta se gestiona su documentación que puede ser de manera centralizada y normalizada para la distribución y servicios de recepción de estas correspondencias permitiendo así que se vinculen a los programas como lo son gestión documental y distribución los cuales se clasificaran según sean centrales ohistóricos. En el momento que hallan sucursales estas deberán tener unidades de correspondencia según sus necesidades determinaran si se centralizan o tendrán una para cada sede otro punto por resaltar es al momento de utilizar las unidades de correspondencias este debe contar con personal capacitado para cumplir esta función y los medios necesarios para trasmitir enviar recibir de maneracorrecta la correspondencia oportunamente evitando así perdidas mediante mensajería correo, fax etc. (art, 3).
Las firmas responsables deberán cumplir con los manuales de procedimientos se encargaran a los funcionarios autorizados por la entidad para la firma de documentos. Las entidades deberán llevar un estricto cumplimiento de tales disposiciones radicando los documentos que cumplan con estos...