ensayo

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Se entiende por Organización Documental al conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la clasificación, la ordenación y la descripción.
Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requierela organización documental como de los procesos de alistamiento físico según sea el nivel de organización y estado físico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de acuerdo con los deterioros identificados.
1.1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La clasificacióndocumental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
La clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema, plan o marco preestablecido.
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documentalrelacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

1.1.1 El proceso

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica.Clasificación



Ordenación
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Descripción

Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con característicascomunes, teniendo como base la estructura orgánico – funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

Agrupaciones documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, lassecciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales.
Fondo documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Sección documental: Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce elfondo.

Subsección documental: Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe le nombre de Oficina, División o Sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.

Serie documental: Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad encumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.

Subserie documental: Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Unidad documental: Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidadesadministrativas por las funciones que le han sido asignadas.

La unidad documental puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.
Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas,...