Ensayo

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FASES DEL ESTUDIO ADMINISTRATIVO

1. DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO
1.1 Recopilación de Información
Organigrama de la Empresa
[pic]

Funciones Departamentales (Manual de Fcaultamiento)

JEFE COMERCIAL INTERNO.

MISION
“BRINDAR UNA ATENCIÓN PERSONALIZADA Y MOTIVADORA CON AGILIDAD, EFICIENCIA Y HORADEZ A TODOS NUESTROS CLIENTES”.

“COORDINAR, ORIENTAR Y DIRIGIR LAS ACTIVIDADES ALPERSONAL A SU CARGO”.
1.- Organizar el trabajo a los compañeros del departamento de ventas.
a) Provocar reuniones de trabajo todos los días lunes por la mañana con los compañeros de su área.
b) Revisar las acciones realizadas la semana anterior por el personal a su cargo.
c) Planificar actividades para la presente semana.
d) Efectuar el seguimiento de las actividadesplanificadas.
2.- Mantener reuniones con los jefes departamentales de la agencia.
a) Provocar reuniones periódicas de trabajo con los jefes de los departamentos de contabilidad y bodega.
b) Planificar acciones de mejoramiento individual y colectivo para cada puesto de trabajo y departamental.
c) Comunicar al Gerente de Agencia las resoluciones tomadas en estas reuniones y solicitar suautorización para la aplicación.
d) Comunicar y verificar el fiel cumplimiento de las resoluciones a sus compañeros de las diferentes áreas.
3.- Atender y vender mercaderías a los clientes por mostrador y por teléfono.
Utilizar frases de cortesía y un saludo cordial y de bienvenida.
a) Indagar al cliente sus requerimientos.
b) Ofrecer al cliente los productos existentes en relación decalidad y precio.
c) Ofrecer al cliente información técnica respecto del producto.
d) Indicar al cliente los repuestos físicamente.
e) Cerrar el negocio con el cliente.
f) Emitir la factura.
g) Entregar y/o enviar los repuestos a los clientes indicándole cada uno de ellos, desempacando o abriendo.
h) Ayudarle al cliente a llevar los repuestos hasta su vehículo, uofrecerle dejar los mismos en el lugar que crea conveniente el cliente si el caso amerita.
4.- Controlar que todas las mercaderías físicas que existan en la Agencia sean ingresadas.
a) Monitorear periódicamente en las bodegas que las mercaderías de importación y de compras locales estén ingresadas al sistema de facturación.
b) Informar al Jefe de Bodega en el caso de existir falencias.5.- Controlar que TODOS LOS PRODUCTOS SALGAN CON LA Factura CORRESPONDIENTE EMITIDA POR EL SIstema DE FACTURACION.
a) Por ningún concepto se podrá entregar a los clientes productos que no hayan sido cargados al sistema de facturación.
b) Definir bajo qué condiciones la mercadería puede salir y con qué documentos de soporte legal.
6.- Emitir facturas de ventas, y pro formas a clientesY ENTREGA DE MERCADERIAS.
a) Emitir tantas y cuantas facturas según los negocios que se hayan concretado con los clientes.
b) Verificar que la impresora este adecuada para el proceso.
c) Emitir las pro formas a los clientes, utilizando el criterio de ventaja competitiva.
d) Archivar en orden cronológico las pro formas.
e) Despachar las mercaderías solicitadas por elcliente por mostrador o por teléfono.
f) Entregar la mercadería al cliente desempacando cada uno de los productos.
g) Ayudarle al cliente a dejar los productos en su vehículo.
h) Ofrecerle dejar los productos en una mecánica o lugar que lo solicite si el caso amerita.
7.- Registrar en la tarjeta kárdex la salida del producto por efecto de la venta.
a) Simultáneamente a laventa de productos, se debe efectuar el descargo en las tarjetas de control de inventarios (Kárdex).
b) Ubicar las tarjetas de control descargadas en un lugar específico del departamento de ventas.
c) Verificar que el ayudante de bodega reubique las tarjetas de control oportunamente en los lugares correspondientes.
8.- Emitir notas de crédito previa verificación física del producto...
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