Estandarizacion Y Mejora De Procesos En La Vicerrectoria Academica

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA
“JOSÉ SIMEÓN CAÑAS”

“ESTANDARIZACIÓN Y MEJORA DE PROCESOS DE
VICERRECTORÍA ACADÉMICA”

TRABAJO DE GRADUACIÓN PREPARADO PARA LA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

PARA OPTAR AL GRADO DE

INGENIERO INDUSTRIAL

POR

ARNOLDO MIGUEL MORENO MACAY
MARTA ALICIA RAMÍREZ ELÍAS
CLAUDIA IVETTE RIVERA VILLALOBOS
MIRNA VANESSA VELASCO HUEZO

OCTUBRE 2007SAN SALVADOR, EL SALVADOR, C.A.

RECTOR
JOSÉ MARÍA TOJERIA, S.J.

SECRETARIO GENERAL
RENÉ ALBERTO ZELAYA

DECANO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA
EMILIO JAVIER MORALES QUINTANILLA

DIRECTOR DEL TRABAJO
EMILIO JAVIER MORALES QUINTANILLA

LECTOR
CELINA PÉREZ RIVERA

RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo de graduación busca ser una respuesta a la necesidad quepresenta la
unidad de Vicerrectoría Académica de la Universidad Centroamericana “José Simeón
Cañas”, del establecimiento de un Manual de Procedimientos, que le permita a los
miembros internos reconocer las actividades que desarrollan, definiendo los flujos de
información, el personal que interviene en cada uno, los resultados generados y los tiempos
de procesamiento, entre otros.

El desarrollo delos flujogramas de información, se considera la base que la unidad necesita
para iniciar un cambio hacia la mejora continua, que al mismo tiempo permitirá que la
unidad pueda responder de manera más eficiente a cada una de las solicitudes que reciba de
las unidades subordinadas a ésta, así como de las que se encuentran al mismo o en un nivel
superior. Dada la creciente necesidad de agilizar ymejorar las respuestas y registros que
realiza la unidad actualmente, se amplió el tema al estudio de mejoras para los cuales se
emplearon las teorías del enfoque de sistemas.

El trabajo se ha estructurado en cuatro capítulos, conclusiones, recomendaciones y anexos,
que muestran el desarrollo de la investigación, así como los resultados y limitantes
presentadas.

El capítulo I, presentael propósito que se desea alcanzar con el estudio, el cual consiste
básicamente en el levantamiento de la información y la presentación de la misma en un
Manual de procedimientos.

En este capítulo se permitió además aclarar cuales

procedimientos podrían ser objeto de estudio y que por tanto se incluirían dentro de la
investigación a desarrollar, de manera que se recolectara toda lainformación relacionada a
éstos.

El capítulo II permitió definir las técnicas a utilizar tanto para la recolección de
información, la elaboración del manual, pero además se estableció el enfoque que se
aplicaría a la unidad y bajo el cual se realizaría el análisis, este consiste en el enfoque
sistémico mencionado, pero desarrollando un análisis desde el nivel tres, que es donde se
idesenvuelven los procedimientos, no sin antes establecer lo ventajoso de realizar la
alineación de la unidad bajo este enfoque en sus tres niveles, logrando a través de esta una
completa congruencia de los objetivos de la UCA y la unidad en estudio. Cuyo resultado
aunque beneficioso, se aleja del alcance del trabajo.

En el capítulo III, se logró la estandarización de catorce procedimientos, graciasa varios
pasos previos que permitieron avanzar en la comprobación de los flujos reales, así como la
definición del personal, los tiempos y los recursos utilizados para cada actividad que
requieren actualmente desempeñar la unidad y que se encontraban dentro del alcance.

En el capítulo IV, se definió dentro del formato propuesto el Manual de Procedimientos
detallando los catorceprocedimientos estandarizados, mostrando detalladamente

la

situación actual de las actividades de la unidad, a partir de este, se inicio un análisis de las
mejoras que podrían hacer las actividades más eficientes, para esto se aplico el análisis de
los componentes del Sistema de Desempeño Humano (SDH), así como un análisis a nivel
de diseño y definición de metas operativas, estableciendo para las...