estructura de la carta
Páginas: 6 (1416 palabras)
Publicado: 22 de abril de 2014
PARTES DE LA CARTA
1. Código: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, encaso deque exista; Antes llamado número, referencia o consecutivo.
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre (Renglón sin escritura) cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
2. Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de:Nombre del lugar de origen.
Día
Mes (en minúscula).
Año (sin separarlo con punto), según el estilo.
3. Destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos deldestinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está conformado por los siguientes componentes:
a. Denominación o título académico: Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos.
b. Nombre del destinatario: Se sugiereescribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos, Se ubica en la segunda interlínea libre.
c. Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos, Se ubica en la tercera interlínea libre.
d. Organización: Se escribe en la interlínea libre siguienteal cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúsculasostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
e. Dirección: De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.
Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designaciónprincipal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
f. Nombre del lugar de origen: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea ellugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.
g. País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre conventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO Nº 1:
Doctor
MARIO MARTINEZ MEDINA
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 50 #43-19
Armenia, Quindío
EJEMPLO Nº2:
Ingeniera
LILIANA CAICEDO VELEZ
Gerente de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 #63-32
Santiago de Cali, Valle del...
1. Código: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, encaso deque exista; Antes llamado número, referencia o consecutivo.
Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlínea libre (Renglón sin escritura) cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
2. Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de:Nombre del lugar de origen.
Día
Mes (en minúscula).
Año (sin separarlo con punto), según el estilo.
3. Destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.
Es importante que los datos deldestinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable. Está conformado por los siguientes componentes:
a. Denominación o título académico: Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos académicos.
b. Nombre del destinatario: Se sugiereescribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos, Se ubica en la segunda interlínea libre.
c. Cargo: Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos, Se ubica en la tercera interlínea libre.
d. Organización: Se escribe en la interlínea libre siguienteal cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas y acrónimos se escriben en mayúsculasostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente.
e. Dirección: De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.
Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la designaciónprincipal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se recomienda escribir la palabra completa.
f. Nombre del lugar de origen: Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea ellugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.
g. País: Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre conventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.
EJEMPLO Nº 1:
Doctor
MARIO MARTINEZ MEDINA
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 50 #43-19
Armenia, Quindío
EJEMPLO Nº2:
Ingeniera
LILIANA CAICEDO VELEZ
Gerente de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 #63-32
Santiago de Cali, Valle del...
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