Estructura de una carta

La estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre todo, a las necesidades del lector.
Al analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales:
1. Inicio.
2. Cuerpo de la carta.
3. Cierre
Además en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del remitente.
1.- El inicio delas cartas
Los elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su tono y estilo.
Para que nuestras cartas tengan un tono ágil y actual, es necesario prescindir de fórmulas encorsetadas, heredadas del lenguaje administrativo y comercial antiguo.
El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensaje ante el que se encuentra. No existen unas normas fijaspara iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales.
Existen diversos elementos que configuran el comienzo del escrito:
1.- La fecha
En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen superior derecho del documento, aunque no existe una normaal respecto.
Lo fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los escritos.
A continuación damos algunas indicaciones:
* Los meses se escriben en minúscula.
* Los años se escriben sin punto.
* Es preferible escribir el día y el año con número, y el mes con letra (14 de febrero de 2000), a menos que, por motivos legales de otra índole, debemos hacerlotodo con letra.
* Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del año (20 de marzo de 2001).
* No deben utilizarse las partículas en y a para introducir las fechas, por considerarse una fórmula anticuada (Madrid, 18 de julio de 2000 en lugar de En Madrid, a 18 de julio de 2000).
2.- El saludo o encabezamiento
El saludo o encabezamiento se escribe debajo de los datos deldestinatario y del remitente. En algunos casos se puede anular el encabezamiento (por ejemplo, en las cartas de respuesta comercial dirigidas a una empresa) y comenzar la carta directamente.
Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los encabezamientos:
* Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros envíos (Estimado Sr. Gómez, Estimada Sra. Gómez).* Si se trata de envíos masivos, debemos utilizar algunas fórmulas, que elegiremos según el contexto (Estimados clientes; Estimados amigos; Estimados usuarios).
* Conviene evitar las expresiones anticuadas (Muy Sr. Nuestro; Muy Sra. Nuestra; Muy Sres. Nuestros).
* Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino (Estimado/a Sr./Sra.).
A continuaciónproponemos una recopilación de los encabezamientos más comunes, que escogeremos según el contexto:
* Querido amigo / Querida amiga / Queridos amigos
* Estimado amigo / Estimada amiga / Estimados amigos
* Estimado colaborador / Estimada colaboradora / Estimados colaboradores
* Estimado señor / Estimada señora / Estimados señores
* Estimado Sr. González / Estimada Sra. González /Estimados Sres. González
* Estimado cliente / Estimada cliente / Estimados clientes
* Apreciado cliente / Apreciada clienta / Apreciados clientes
El cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta está constituido por el mensaje en si. Es fundamental que esté redactado de forma clara y adecuada para que nuestro mensaje cumpla su función.
En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestraredacción. Para ello puede resultar útil seguir las siguientes indicaciones:
Evitar las expresiones anticuadas y las fórmulas rígidas heredadas del lenguaje administrativo, como las siguientes:
* En relación con el asunto de referencia...
* Adjunto remito...
* Para su conocimiento...
* En motivo de la presente...
* Al recibo de la presente...
Evitar el empleo del gerundio al...