Estructura de una agencia o despacho

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Estructura de una agencia o despacho

Las agencias de publicidad y despachos de diseño ajustan su tamaño conforme al criterio de organización que sustenten al volumen de trabajo que puedan realizar; pero básicamente cuentan con áreas bien definidas que son las de Cuentas, creatividad, producción, medios y marketing. Estas áreas se comunican entre si y con la dirección mediante el área detráfico. Un área independiente es la de administración que funciona como la de cualquier empresa.

Las delimitaciones de áreas también puede hacerse en base a tres funciones especificas que son: Servicio externo, Servicio interno y administración.

El servicio externo está compuesto por áreas de cuentas y marketing y es la que se ocupa de atención al cliente. Sostiene con él un contacto técnicoeminentemente profesional, procurando satisfacer sus necesidades y movilizando a tales efectos las áreas de la agencia que deban de intervenir oportunamente.

En agencias de cierto nivel existe un director de servicios al cliente que es quien determina las estrategias a seguir respecto de las cuentas que maneja. Uno o mas directores de cuentas dependen de él.

El servicio interno es el que se ocupade la creación y la producción de la piezas publicitarias y de planificar su difusión a través de los medios más adecuados. Dependen de este sector, las áreas de creatividad, producción y medios.

De cualquier forma que trabaje una agencia, deberá tener una elasticidad tal que le permita adaptarse a las diferentes necesidades de sus clientes. Contara con el personal necesario para desenvolversenormalmente, pero debe evitar el tener a profesionales sin actividad alguna ya que se incrementan los costos. El equilibrio ideal se logra adecuando la cantidad de personal de tiempo completo, medio tiempo y freelance.

Dirección general

Puede estar ejercida por una persona o puede ser del comité de dirección. Su función es dirigir la marcha de la empresa en su expresión global. Define laspolíticas operativas de la cultura de la organización. Coordina el esfuerzo de cada área para lograr el crecimiento y eficiencia de la agencia.

Dirección de cuentas – ventas –

Es el departamento que tiene a su cargo la dirección de los clientes manteniendo un trato fluido con los mismos. A través de él se integra la información provista por el cliente para la resolución de sus necesidades decomunicación. Una vez procesada ésta y transformada en avisos, es la división de clientes quien la presenta al cliente.

De algún modo ese representante de la agencia ante el cliente debe participar activamente en el planteamiento estratégico y en los diferentes procesos operativos a partir del conocimiento de sus clientes. Conseguir cuentas nuevas, significa un crecimiento económico para lasagencias además de un reforzamiento de sus imagen; lo que se ve reflejado en un aumento de la facturación y en la incorporación de actividades más profesionales de renombre o destacada actividad profesional. Evidentemente estas actividades atraen a cada vez mas clientes y así sucesivamente.

La competencia por una cuenta hace cada agencia interesada en ella ponga sobre la mesa sus mejores recursospara llevársela: analiza al cliente y arma las correspondientes estrategias. Pese al esfuerzo, es normal que, por diferentes motivos no se logren las cuentas, pero esto provoca la búsqueda de un equilibrio entre las cuentas obtenidas y las perdidas.

La estructura común de la dirección de cuentas esta compuesta por un director general de cuentas y varios equipos conformados por un directorgeneral de cuentas y varios equipos conformados por un director, un supervisor de cuentas, ejecutivos de cuentas – señor, junior -, asistentes de cuentas, secretarias. Cada equipo tiene a su cargo un grupo de cuentas y asume la responsabilidad de la atención a clientes.

Dirección creativa – Arte –

Esta tiene la responsabilidad de transformar la información de marketing a mensajes creíbles y...
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