ESTUDIO DE MERCADO

USO DE SISTEMAS CRM EN LA COMERCIALIZACIÓN DEL
EVENTO
Existen múltiples sistemas para comercializar una feria: hay organizadores
que disponen de equipos de ventas, otros se apoyan en alguna asociación del
mismo sector que el evento, otros utilizan canales de comunicación tales como
revistas especializadas, o bien cualquier otra forma de venta que nos ayude a
conseguir el mayor número deexpositores. Sea cual sea el método utilizado
para la consecución de clientes, existen puntos en común en cuanto a los
procedimientos utilizados, todos ellos son susceptibles de ser mejorados
mediante la utilización de un CRM (Customer Relationship Managment –
Gestión de las relaciones con el cliente), o lo que es lo mismo: Una aplicación
informática que permita gestionar todas las acciones quese efectúan con los
potenciales clientes hasta que se cierra una venta.
Los procedimientos para comercializar el espacio en un evento son similares a
cualquier otra actividad, sin embargo hay varias peculiaridades que hacen
especial este tipo de ventas, entre ellas podemos destacar las siguientes:
- Estamos limitados por una fecha: tanto para bien como para mal existe un
día en el queempieza el evento, por tanto tenemos que centrar nuestros
esfuerzos en anticipar las ventas con la mayor distancia posible a esa fecha.
- No se vende nada concreto ni material: Comercializamos espacio en un
evento para que nuestros clientes generen negocio, un negocio que no
podemos cifrar de antemano ni siquiera meses después del evento. Además no
siempre podemos vender el espacio concreto ya quela disposición sobre el
plano va variando hasta los días próximos al evento.
- El cliente debe abonar antes de su participación el total de lo facturado o
gran parte de ello. Esta circunstancia dificulta la venta.
- Las ferias son periódicas, se celebran de forma anual, bienal, etc…, por tanto
los clientes suelen ser recurrentes.
Estas diferencias con el resto de sectores hacen aconsejableque el sistema de
gestión comercial que utilicemos (CRM) sea específico para el sector ferial.

La base de datos debe estar correctamente segmentada
Para la puesta en marcha de cualquier CRM es fundamental disponer de una
base de datos con los clientes y potenciales que pueden asistir a nuestro
evento, esta base de datos debe ser única y compartida, hay que evitar el uso
de hojas de Excel oficheros en Access separados que se utilizan de forma
independiente por cada uno de nuestros comerciales. El hecho de que la base
de datos sea única no implica que todos los miembros de la empresa tengan
acceso a toda la información, es importante establecer los parámetros y
permisos que van a marcar las reglas de visibilidad. Normalmente el acceso a
cada uno de los registros se asigna deforma jerárquica, respetando el
organigrama de la compañía.
Al margen de los permisos es importante que nuestra base de datos esté
correctamente segmentada, y que los datos sean introducidos de acuerdo con
unas pautas previas que dicten las reglas que nos permitan conseguir que toda
la información esté perfectamente homogeneizada.
Para que nuestra base de datos sea lo suficientemente útildebemos
segmentarla de manera que cada una de las empresas y contactos que la
componen estén perfectamente clasificados dentro del sector que le
corresponda, esta segmentación debe basarse en listas de valores cerradas
evitando los campos abiertos que dificulten el posterior filtrado. Con una
buena clasificación podremos obtener en cualquier momento la relación de
compañías que potencialmentepuedan participar en un evento u otro,
permitiéndonos establecer los consiguientes contactos comerciales.
Disponer de un interfaz móvil
El sistema de gestión comercial debe adaptarse a la tecnología actual, en este
sentido tendrá que permitirnos acceder desde cualquier sitio y prácticamente
con cualquier dispositivo que disponga de conexión a internet. Es importante
que el comercial pueda...