Estudio Y Evaluación Del Control Interno Del Ciclo De Compras.

1. COMPRAS

El punto de partida en el ciclo operativo total de una organización es el procurarse de los materiales y servicios que serán vendidos, bien sea en su forma original o usados, procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Esta procuración puede incluir materia prima, materiales procesados, partes, subensambles, servicios, suministros, personal y el mismo dinero.En muchas de estas áreas de procuración existen problemas especiales que requieren habilidades especiales; por ejemplo, reclutamiento de personal, o bien, la obtención de fondos de capital que deberá ser manejada por un tesorero.

Una gran parte de esta procuración, sin embargo, es normalmente manejada por un grupo específicamente establecido para ese propósito y así, como mas adelante se vera,las actividades de procuración de este gripo pueden variar. Las partidas manejadas usualmente incluyen la mayoría de los materiales, partes y suministros empleados por la organización.

La importancia de la actividad de compras es usualmente muy grande, ya que la típica acción de compras infiere en más de la mitad de los costos incurridos en una organización por los productos y servicios queVende; consecuentemente, es una actividad que se reserva un alto grande de atención por parte de la administración; además es de una importancia primordial debido a significativas relaciones que guarda en otras actividades gerenciales; lo que se compra esta directamente relacionado con la eficiencia en producción, el volumen de compras es también determinante de los niveles de inventarios, y lainversión en inventarios es el factor principal para alcanzar una favorable rotación del capital invertido. En adición, la función de compras tiene una relación operacional directa con las actividades de recepción, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas estas razones, el ciclo de compras es una de las áreas más importantes a revisar por el auditor.

A) LA FUNCIÓN BÁSICA DECOMPRAS

Para aquellas áreas de procuración donde la responsabilidad ha sido asignada al departamento de compras, la función básica es igual a cualquier área de procuración: proveer buenos productos o servicios a buen precio, a buen tiempo y a buen lugar. El termino “buen” es usado aquí como sinónimo de “la mejor posible”, en todos los aspectos que se considere sea en beneficio de los interesesde la organización. Esta es por supuesto, una determinación que a menudo no puede ser evaluada con precisión y que por lo tanto involucra una gran dosis de juicio; además, es especialmente cierto debido a que las principales interrelaciones con otras actividades operativas y a largo plazo, requieren ser evaluadas continuamente atendiendo a los tipos especiales de beneficios y obstáculos.Estoas conceptos fundamentales de la función básica son al mismo tiempo los objetivos de la actividad de compras. El interés primordial es que la función básica de compras debe existir a diferentes niveles; en los niveles bajos, es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel intermedio, existe interés en laefectividad con que las actividades individuales cubran los aspectos mas importantes tales como la selección de proveedores y la negociación de precios; y en los altos niveles, hay preocupación por el grado en que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las demás funciones gerenciales.


B) EL CICLO DE COMPRAS

La función de compras puede ser vista como un ciclo queincluye una serie de pasos perfectamente definidos, como sigue:

1. Determinación de necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad que requiere satisfecha a través de la acción de procuración; incluye la especificación de los productos y sus pormenores, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.
2. Autorización de la compra. Como segundo paso debe haber...