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DIRECCIÓN DE GESTION CORPORATIVA

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ANEXO TÉCNICO

SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN, QUE SOPORTE EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

JUNIO DE 2010

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS:

La implementación de un sistema de información para la Gestión Documental debe garantizarle a la Secretaría Distrital del Hábitat el desarrollo de un proyectointegrado de automatización de procesos, manejo documental e interconexión con el SIDIVIC, a través de la parametrización de formas electrónicas que debe contener la versión propuesta, así como modelos de datos específicos para cada proceso.

1. Características generales del Software

El sistema de información requerido por la Secretaría Distrital del Hábitat deberá permitir:

1. Diseñar losprocesos y procedimientos del negocio en un mapa de procesos.
2. Realizar la operación electrónica de los procedimientos definidos en el mapa de procesos.
3. Gestionar los contenidos y los documentos de acuerdo al procedimiento de gestión documental definido por la entidad y la normatividad vigente establecida por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.
4. Integrar losprocedimientos a los respectivos procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y seguimiento, de acuerdo con la NTC GP 1000 de 2009, y el Modelo Estándar de Control y Interno – MECI.
5. Definir y administrar los procesos del plan de contratación.
6. Gestionar planes de mejoramiento de acuerdo a las no conformidades de la entidad para realizar seguimiento a las acciones correctivas ypreventivas.
7. Crear indicadores de gestión a partir de variables y formulas que permitan analizar el comportamiento de manera gráfica.

2. Características técnicas específicas del Software

1. El sistema de información deberá integrar una herramienta que permita la automatización de los procesos (Gestor de Procesos del Negocio - BPM) y la gestión de documentos (Gestor de ContenidoEmpresarial - ECM) definidos por la entidad, con las siguientes características técnicas:

1. La digitalización de los documentos electrónicos o en papel (físicos) que ingresen al sistema, deben incorporarse e integrarse de manera natural al componente de automatización de procesos, realizando los flujos de trabajo (Workflow) y/o procedimientos definidos por la Secretaría.
2. Generar númerosconsecutivos automáticos para cada tipo documental (comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, resoluciones, memorandos y circulares, entre otras) según los requerimientos de la Secretaría.
3. Permitir imprimir un rótulo físico y/o electrónico con la información relevante para los documentos que ingresan y salen de la entidad, así como la información que la Secretaría considere necesaria, enel momento de la implementación.
4. Permitir la selección de varios formatos de impresión de rótulos, así como impresión sobre el mismo documento que se ingresa al sistema a través de plantillas predefinidas.
5. Reimprimir los rótulos ingresando el número de consecutivo o de radicación en el sistema, garantizando la integridad de la información de fecha y hora de la radicación inicial.6. Permitir modificar los datos básicos de un documento ingresando el número de consecutivo o de radicación, dejando registro de las mismas.
7. Permitir el ingreso de documentos físicos (papel) a través de un componente de escaneo de documentos (interfaz), los cuales podrán ser digitalizados en el momento de ingresarlo o posteriormente, dependiendo de las necesidades de la entidad.
8.Referenciar los documentos pendientes por escanear en el proceso correspondiente (Workflow), esto quiere decir, que el usuario asignado o responsable del documento conoce de inmediato del ingreso del mismo sin importar que no esté escaneado.
9. Registrar el número de consecutivo o radicación anterior, para vincular los documentos que ingresan o salen de la entidad con los almacenados en el...
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