Etapas de un evento

ETAPAS DE UN EVENTO
EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos a situaciones de grupos y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tiene objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.1. PRE-EVENTO: determina que se quiere alcanzar con la realización del evento. El nombre debe ser corto y llamativo, adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento. En algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto, local, regional, nacional e internacional.
Se debe nombrar comités de organización.
Coordinador general: Es el responsable general del desarrollo delevento. Supervisa las labores de las Comisiones, y es el enlace de éstas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento.
Comisiones de trabajo: Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del Evento sistematizadamente
Comisión de logística: Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que opera y hace posible la ejecución del evento: transporte,alojamiento, alimentación, secretaria, servicios generales.
Comisión técnico-académica: Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de éstas.
Revisar el temario a desarrollar.
Determinar metodología de trabajo.
Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

Comisión de Promoción,Relaciones Públicas y Protocolo:
Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento.
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes en el evento.

Comisión de festejos y recreación:
Planifica y coordina
Lo relativo a la celebración de cócteles y fiestas.Los tours y excursiones para los participantes en el evento.
La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento.
En el pre-evento se debe tener en cuenta:
Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida.
Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público.
Horario y frecuencia de los transportes.
Si es mejor programarlas actividades durante la semana o a finales de ésta
Determinar el Número y el Tipo de Asistentes al Evento:
Participantes
Acompañantes
Invitados especiales
Delegados
Expositores
Seleccionar el Lugar o Lugares de Realización:
Ciudad Sede.
Instalaciones específicas donde se realizará el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminación
Equipos
Acceso
Elaborar Presupuesto y DeterminarFuentes de Financiamiento:
Egresos:
Publicidad y Promoción
Impresos y Originales
Alojamiento
Alquiler y Montaje Salones
Transporte
Eventos Sociales
Recursos Humanos
Servicios Profesionales
Papelería
Alquiler de Equipos
Otros
Imprevistos
Ingresos:
Espacios Publicitarios
Actividades especiales
Venta de comidas y bebidas
Concesiones para venta
Cuotas de registro al eventoDonativos y patrocinios
Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.
1. EVENTO:
Recepción de los Participantes y traslado Alojamiento
Registro de los Participantes
Realización del Acto de Inauguración
Realización Cóctel de Bienvenida
Implantación del Programa General de Actividades
Clausura del Evento
Realización Evento Social de Despedida
Traslado delos participantes a los Terminales de Transporte

2. POST-EVENTO:
Cumplimiento de Compromisos:
Cancelación de Obligaciones con proveedores.
Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento.
Devolución de cualquier material o equipo que se haya solicitado en préstamo.
Entrega de la bases de datos en el formato requerido por el cliente, digital o impreso.
Entrega del...