Etapas de un evento

E T A P A S D E U N E V E N T O
Que es un EVENTO
Es todo suceso programado que implique un movimiento importante de personas y recursos. Según el tipo de reunión se denomina de diferentes maneras; Congreso, Foro, Jornada, Exposición, Encuentro, Cumpleaños, Bodas, etc
EVENTO = ACTO PROGRAMADO
OPC (Organizador Profesional de Congresos)
OPE (Organizador Profesional de Eventos)
AOCA(Asoc.Org.de Congresos de Argentina)
IAPCO (Asoc.Internac.de Org.Profes.de Congresos)
Objetivos: Comunicación
Aprender
Intercambiar información
Concretar negocios
Lograr mayores contactos
Festejo, Diversión
Encuentro entre las personas
Se relaciona con : Protocolo, Marketing, RRPP, Turismo, Gastronomía,Economía, Creatividad, Imagen, etc
Es un recurso del futuro -Generador de Ingresos
-Generador de fuentes de trabajo

Perfil del Organizador Profesional de Congresos
Aspecto Humano
* Organizado
* Seguro
* Tener Autocontrol
* Creativo
* Saber escuchar, interpretar y ejecutar
* Discreto
* Manejo de las Relaciones Públicas
* Negociador
Aspecto Humano
*Inteligencia Emocional, sentir, entender, controlar y modificar estados emocionales en uno mismo y en los demás
* Auténtico, ser coherente con lo que decimos y hacemos nos hace respetables y confiables
* Ser Líder, no jefe o sea ser una personas éticas y noble, que sabe lo qué hay qué hacer y cuál es el mejor camino para lograr los objetivos
Aspecto Profesional
* Capacitarse entécnicas de Organización de Eventos
* Capacitarse en sistemas operativos e Internet
* Dinámicas de conducción de Equipos de trabajo
Evaluar: Expectativa del cliente
Viabilidad del proyecto
Motivo y Objetivos del E.
Preferencias
Presupuesto del cliente
“Interpretar y Satisfacer al Cliente”
“Hacer que cada evento sea único e irrepetible”

Principales Áreas de la Estructura1. Coordinación general
2. Inscripciones y Secretaría
3. Comunicación, Prensa o difusión
4. Secretaría científica
5. Proveedores
6. Planificación de programas y/o agenda
7. Administración, finanzas y presupuestos
8. Invitados (recepción)
9. Aspectos protocolares
PAUTAS PARA EL ORGANIZADOR -OPC-
1. Coordinar, Guiar y Dirigir
2. Delimitar tareas3. Fijar bien los roles
4. Designar al responsable de cada área
5. Mantener motivados y bien informados a todo el personal
6. Valorar y reconocer el aporte de cada uno
7. Saber escuchar
8. Delegar
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“Solo así se trabaja en Equipo”
PRE-EVENTO
FASE DE EVALUACIÓN:
-Evaluación del Objetivo, Viabilidad y Presupuesto de lo quesolicita la Empresa contratante.
-Aceptación y Firma entre las partes.
-Evaluación del número de participantes o invitados de la ciudad y de otros lugares si los hubiese
-Evaluación del Personal necesario
-Evaluación de los Servicios necesario
-Evaluación de posibles salones y/o lugares sedes
PRESUPUESTO GENERAL TENTATIVO AJUSTADO:
-Proyecto del “Programa General o Científico”
-División eIntegración de los Comités
División de Equipos de trabajo por Comité
Comité Organizador: es el cerebro del evento, tiene carácter operativo. Es el encargado de hacer el Reglamento Interno. Su función es la de realizar todo trabajo antes, durante y después del Evento. Lo conforman el OPC y los diferentes Comités.
Secretaría General : junto al OPC, dirige y controla el evento.Maneja informaciónPre- y Post Evento. Contrata personal, realiza Inscripciones, maneja la Base de Datos, supervisa los Comités, etc. Por aquí pasa toda la información y se canalizan todas las dudas. Tiene poder de decisión.
* Comité Finanzas
* Comité Recursos Humanos
* Comité de Prensa
* Comité de Relaciones Públicas y Ceremonial
* Comité de Ingeniería (recursos tecnológicos,...