Etapas Para La Organización De Un Evento

ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
por Giovanny Martínez
Técnico en Organización de Eventos y Espectáculos
Fundación de Altos Estudios enCiencias Comerciales

PLANIFICACIÓN
Curso de acción que serán tomados como base durante la ejecución del evento para cumplir con los objetivos del proyecto.
• Detección de necesidades (ejemplos:asientos, micrófonos, luz de podio, equipos de audio-video, proyector, pantalla, mesas, etc.)
• Objetivo ( Misión y Visión)
• Público ( nos realizamos la pregunta qué tipo de público va asistir? Abierto oCerrado ?
• Tipo de Evento (social, empresarial, etc.)
• Cantidad de asistentes
• Fecha y Sede
• Características del grupo

ORGANIZACIÓN
Sistema de actividades coordinadas y disposición derecursos materiales, humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han sido dispuestos para cumplir con ciertos propósitos.
• Operativa del Evento ( división detareas )
• Organigrama ( sirve para indicar gráficamente la estructura de una empresa teniendo en cuenta las jerarquías )
• Cronograma de Actividades (consiste en una lista de todas las actividades arealizar con sus fechas previstas de comienzo y final. Técnicas: Diagrama de Gantt – herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para cada tarea- Diagrama de Pertl. )EJECUCIÓN OPERATIVA
Puesta en marcha del evento.
• Comité Organizador

Va a estar conformado por un OPE-organizador de eventos profesional- y los directivos. Este comité será el encargado desupervisar todo el tiempo y al que le tendrán que rendir los demás comités.

• Comité Técnico

Tematica del evento: 1) Contenidos (es todo lo teórico del evento, una guía para poder llevar a caboel proyecto.)
2) Programa (detalle de día y hora de cada actividad. Ejemplos: break, espacios de esparcimientos, publicidad. Este contiene el logo de auspiciantes, sponsors, institución anfitriona...