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1. Definición: ¿Qué es lo que quiero realizar?

Una vez definido el objetivo o la temática empezamos a trabajar en lo que será el evento, no es el mismo servicio para un lanzamiento de producto, que para un aniversario o una despida de un directivo de la Compañía.

2. ¿Dónde realizar el evento?

Debemos tener en cuenta un espacio físico adecuado al tipo de evento que queremosefectuar. Es clave que el servicio de catering realice un relevamiento del lugar antes de haber contratado, en este mismo se analizan las condiciones para la prestación tales como dimensiones, conexiones trifásicas para los hornos, carga y descarga, etc.. De acuerdo a este relevamiento se establece un menú ajustado a los requerimientos propios del espacio físico. También se debe consultar si el lugarcuenta con estacionamiento, aire acondicionado, grupo electrógeno y baños para discapacitados.

3. ¿Cómo realizarlo?

Es fundamental saber con qué presupuesto se cuenta para empezar a diagramar el evento. El catering, el equipamiento técnico, la ambientación y un buen show son puntos importantes a tener en cuenta para que el acontecimiento sea un éxito.

4. Antes de contratar no puedenfaltar estas preguntas:

Cuáles son los servicios incluidos y los que no incluye; cuántas personas trabajan y qué funciones cumplen; habrá una persona coordinando el evento? Cuántos mozos asignan al evento? Se firma un contrato con la empresa donde las partes se comprometen a ciertos actos? Consultar por platos especiales como ser: vegetarianos, diabéticos ó celíacos.

5. Tiempo:

Deacuerdo a la duración del evento se debe armar el timming. Es fundamental tener en cuenta los distintos momentos (videos, shows, discursos y tandas de baile) ya que estarán ligados estrechamente con los tiempos gastronómicos.

Y ahora sí, con estos detalles básicos pero necesarios comienza el gran desafío de planificar todo para que ningún imprevisto pueda empañar el gran momento.

2- Algunas delas tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.
• Objetivos o Pregunta al patrocinador cuál es laauténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–. O Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.
• Comité de planificación y el papel del coordinador
OConstituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.). O Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités deplanificación. O Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. O A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para ordenar pagos.
• Público beneficiario o Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta. O Investiga lo que están haciendo tus competidoresdirectos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. O Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet.
• Presupuesto o Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias...