evaluacion de sistemas de control interno

Evaluación del Sistema de Control Interno durante la Inspección de Productores Orgánicos
Una de las facetas más importantes durante la auditoría o inspección de un grupo de productores orgánicos, lo constituye sin lugar a dudas la evaluación del sistema de documentos que utiliza el grupo durante la gestión y control de un programa orgánico certificado. El inspector tiene que dedicar unafracción importante de su tiempo a revisar y constatar piezas importantes de información a fin de poder determinar el grado de conformidad que existe en el grupo.
¿Qué es un Sistema de Control Interno?
Se refiere a un sistema documental que se utiliza para administrar la calidad de diferentes aspectos de la norma orgánica y el reglamento interno del grupo. El mismo también permite llevar control através de sus procedimientos internos, el cumplimiento de los requisitos de la norma, por parte de los productores del grupo. Este sistema entre otros puede incluir un acuerdo contractual con cada miembro del grupo.
Funciones del Sistema de Control Interno (SCI)
La elaboración de un sistema de control interno, permite mantener un sistema de calidad documental, incluyendo acuerdos, planillas deinspección interna, reglamentos internos, políticas de sanciones, etc., con el fin de mantener una gestión del programa orgánico en concordancia con las exigencias de certificación.
En el caso de los inspectores internos, estos tienen que recibir capacitación y estar libres de conflicto de interés. Este último punto tiene que estipularse a través de “Acuerdos escritos entre el grupo y los inspectoresinternos y mencionarse dentro del Reglamento Interno o en la Política de Inspección Interna del Grupo”. De igual manera, a través del SCI los inspectores internos deben visitar las parcelas e instalaciones, por lo menos una vez al año. El SCI debe mantener documentación apropiada sobre las fincas/parcelas, contratos, reportes de inspección interna para cada miembro del grupo. Dentro de la gestióndel SCI, éste debe incluir la aplicación de sanciones a los miembros que no cumplen e informar a la certificadora sobre las acciones correctivas tomadas.
Aspectos importantes a considerar durante la Inspección Externa

1. La inspección externa tiene como objetivo evaluar la efectividad del SCI, su aplicación y cumplimiento con las normas, incluyendo áreas del reglamento interno aplicables.

2.Se verifica si el grupo mantiene un Acuerdo de Control Interno con la Certificadora y con el grupo de productores.

3. La inspección tiene que incluir una evaluación de los riesgos a la integridad orgánica dentro del grupo y el medio ambiente donde funciona.

4. El grupo debe conducir por lo menos una inspección interna anual. La inspección externa incluye la visita a parcelas/fincas y laevaluación del SCI.

5. La inspección externa y el muestreo de productores en un grupo, se basa en el grado de riesgo que se percibe durante la revisión e inspección.

6. Las parcelas o fincas visitadas durante la inspección externa deben ser diferente año con año.

7. Es importante ver si hay la necesidad de reinspeccionar productores/comunidades con riesgo.

8. La inspección externa tambiénevalúa otros elementos de auditoría relacionados con la producción y venta del producto orgánico.
Evaluación del Sistema de Control Interno
En areas de buscar una mayor eficiencia y calidad en la inspección del grupo, se sugiere considerar lo siguiente:

1. Determine si la documentación es adecuada y está completa.
2. Determine si las inspecciones internas se han llevado a cabo al 100% de losproductores del grupo, por lo menos una vez al año.
3. Determine si los productores nuevos son incluidos después de una inspección interna y de acuerdo a sus procedimientos internos (reglamento) y en acuerdo con la política de la certificadora. Es necesario revisar y asegurarse que la lista de productores esté actualizada.
4. Determine si los casos de incumplimiento han sido manejados...