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Herramientas Informáticas Módulo 3: Planilla de Cálculo

MATERIAL DE ESTUDIO 10. Listas Si bien existen programas específicos para el manejo de grandes cantidades de datos, las Hojas de cálculo como Excel traen incorporadas funciones y comandos que permiten agilizar el manejo de estas bases de datos. Una base de datos es un conjunto de datos organizados entre sí, como por ejemplo: una agendatelefónica, un catálogo de libros, una lista de precios, etc. Para que Excel reconozca a una planilla como base de datos, ésta debe estar organizada de una manera determinada: cada integrante de la base ocupa una fila (es decir, un registro) y tiene ciertas propiedades. Por ejemplo, cada venta se ha realizado en un mes, por un determinado monto, por un vendedor, etc. Estos atributos constituyen loscampos de la base y corresponden a cada columna de la planilla. Una planilla que pueda ser considerada como una base de datos, se presta para: ordenarla por cualquiera de los ítems, hacer búsquedas, filtrarla para visualizar únicamente lo que se necesita, generar subtotales, tablas dinámicas, etc. Una base de datos puede llegar a tener miles de registros, en ese caso sería imposible realizar lastareas antes enumeradas a “ojo”. 10.1. Ordenamiento Hay dos caminos que permiten ordenar una planilla, para lo cual hay que tener en cuenta cuantos son los criterios que se van a usar en la clasificación: Si la tabla se la desea ordenar por una columna en particular, por ejemplo por vendedor, ubicar el cursor en cualquier celda de esa columna (ver figura anterior) y hacer clic en el botón de labarra de herramientas, según se quiera ordenar en forma ascendente o descendente. Si en cambio se desea clasificar por más de un criterio, se necesita usar la opción Ordenar del menú Datos, y especificar cada uno de los criterios a utilizar. Por ejemplo, ordenar la planilla por el mes de la venta (1er. criterio) y luego por la sucursal. En esta caja de diálogo se pueden especificar hasta trescriterios, debido a que Excel admite hasta tres niveles de ordenamiento. Nota:No se olvide que para realizar esta tarea, el cursor debe estar ubicado dentro del rango con datos, no importa en qué columna.

Ing.: Jorge E. Romero Mail: jromero@itu.uncu.edu.ar

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Herramientas Informáticas Módulo 3: Planilla de Cálculo

10.2. Filtros En una base de datos donde pueden haber decenas o miles deregistros, muchas veces se necesita trabajar o visualizar solo algunos de ellos. En estos casos, lo que hay que hacer es limitar la base de datos a los registros que satisfagan cierta condición. Eso se llama filtrar. La manera más práctica de activarlos es usando, el comando Filtro  Autofiltro, del menú Datos. Una vez usada la opción Autofiltro, aparecerán unas pequeñas flechas junto a cada campo. Sonlos filtros que se manejan como listas desplegables. Hacer clic en la flecha que corresponda al campo por el que desea filtrar y elegir de la lista la opción requerida. Tener en cuenta que...  En una base de datos filtrada permanecen ocultas todas aquellas filas que no contienen la condición estipulada.  Al imprimir una tabla filtrada, se verá en el papel aquellos registros que la pantallaexhibe en el momento de la impresión.  Si se selecciona más de un criterio, desplegando las opciones de varios campos, los criterios se “acumulan”. Todos los filtros mencionados hasta el momento son del tipo “campo igual a”, como por ejemplo, Mes igual a Enero. Sin embargo, también existen filtros cuya condición no es la igualdad, como por ejemplo “Ventas mayores que 300”. En situaciones como ésta seaplican los filtros personalizados, usando una opción llamada Personalizar...

En esta ventana Excel le permite estipular hasta dos condiciones que pueden conectarse a través de un operador lógico. En el caso de que se elija el operador Y, ambas condiciones se deberán cumplir. En cambio si se elige el operador O, Excel listará los registros que cumplan con una u otra condición. Ing.: Jorge E....
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