Eventos Empresariales

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Empiece lo más pronto posible
• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia meta
•Realizar el presupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
•Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de laaudiencia meta y su costo
(apoyándose en cámaras y asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas,
entre otros
A ocho meses del evento
•Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje,
transportación aérea y terrestre, alimentos y bebidas,
conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad• Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
• Analizar viajes y cotizaciones
• Elecciónde sede y recinto
• Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
• Revisar basa de datos
• Diseñar el Manual del Expositor
• Definir la imagen general delevento (logo, papelería y programa de producción)
• Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing,
revistas especializadas, radio, televisión, prensa, productospromocionales, etc.)
• Definir plan de medios de promoción (calendarización)
A seis meses del evento
• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha delevento, así como tiempos de montaje y desmontaje
• Revisión de presupuesto
• Depuración de la base de datos
• Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo,...