Eventos Feriales

Eventos Feriales

1. Tipos de feria
Para la clasificación de las ferias, hay que tomar en cuenta las características de su organización:
Según alcance o cobertura:
Ferias regionales: las mismas se circunscriben a expositores procedentes de un mismo país o región.
Ferias internacionales: son grandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios deexpositores o empresas de distintos países.
Según tipo de actividad: este tipo de clasificación obedece al área de actividad de los participantes: comercial, industrial, artesanal, entre otras.
Según el público objetivo: las exhibiciones pueden estar dirigidas a productores o distribuidores, o a consumidores finales. Esta división tiende a desaparecer, ya que actualmente muchas ferias destinadas arevendedores invitan a participar al público en general.
Elementos de organización de la feria:
La organización de una feria presenta una serie de retos, en un sin número de aspectos relacionados con su planificación y montaje. Existen en la actualidad, empresas dedicadas específicamente a la realización de eventos, y su contratación ofrece a los expositores o empresas que deciden participar en unaferia o exhibición, la oportunidad de una participación más efectiva, ya que les permite dedicar su tiempo y recursos a desarrollar sus estrategias y presupuestos particulares, sin tener que preocuparse de los aspectos generales de la organización del evento. Además la mayoría de estas empresas, ofrecen también asesoría, lo que resulta muy conveniente para expositores nuevos o con poca experienciade participación en exhibiciones.
Tomando en cuenta que el propósito de nuestro trabajo no es solo cubrir el aspecto de la organización de la feria, trataremos de resumir los factores más importantes que se deben tomar en consideración al planificar el evento.
Elección de la sede:
Es sin duda el primer factor que se debe tomar en cuenta al organizar el evento. El mismo involucra no solo laelección del lugar donde se desarrollara el mismo, sino también muchos otros aspectos, como su ubicación, accesibilidad, estacionamientos, seguridad, iluminación natural y artificial, decoración, sonido y ambientación y principalmente el concepto de diseño del espacio físico de exhibición.
La distribución típica de una feria consiste en la organización del espacio de exhibición en grandes áreasdenominadas pabellones, las cuales a la vez se dividen en unidades menores denominadas stands. Los tamaños de los stands pueden variar de acuerdo a las necesidades y presupuesto de cada expositor. Para el diseño y composición del stand existen una amplia gama de sistemas divisorios, y se puede contar con empresas que se dedican a su diseño y montaje. Estas generalmente proveen también otrosartículos como mobiliario y accesorios, estanterías, vitrinas y mostradores.
Fecha y duración del evento:
Para escoger la fecha de realización, y el período de duración se deben tomar en cuenta aspectos como la disponibilidad de la sede elegida y la coincidencia con otros eventos similares, que puedan distraer la atención del público objetivo.
La duración esta también íntimamente ligada a laplanificación de los objetivos de la exposición, y a la cantidad de público que se estime que pueda asistir a la misma.
Planificación de tareas:
La empresa o individuo organizador del evento, es responsable de establecer un orden y secuencialidad de las tareas que aseguren el éxito del mismo. Esto se logra desarrollando un plan que contemple todas las actividades, desde las informales como el montaje ydesmontaje de las exposiciones, hasta las formales como la inauguración y atención de invitados.
Esto incluye también la aplicación de controles durante el evento, planificación de imprevistos y medidas de seguridad.
Entre las principales tareas a desarrollar podemos enumerar:
a. Elaboración de un plan de actuación, tiempos de ejecución y designación de responsables por objetivos.
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