eventos

ETAPAS DE UN EVENTO

Las tres etapas de un evento, se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial:

PRE – EVENTO: Se debe efectuar un briefing (sesión informativa), con elcliente para establecer sus necesidades y expectativas. El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su desarrollo), sincrónico (misión actual, estilo gerencia,la estructura, su tecnología y el clima organizacional).

Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse,tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales. Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación,equipos de sonido, proximidad, etc.

Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes6.

Definir: Los Objetivos y políticas del evento: esesencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa. Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.

Nombrar alComité Organizador

a. Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
b. Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplirlos pasos del evento sistematizadamente.

Fijar sede provisional del comité organizador.
Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
Determinar elnúmero y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes. (se estimará tomando en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico comode recursos financieros).
Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de...