Evidencia 6

1) Que es un formulario y cual es la importancia de su uso en la administración general.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para administrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es transportar información para simplificar yfacilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable .Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente .Se utilizan para garantizar la uniformidad de información ,dar precisión y para eliminar la necesidad de copiarlo amano.

Tipos de formularios

• Uso interno de la agencia, con
Un fin administrativo o de un
Programa determinado.
(Hoja de trámite)
• Uso interdepartamental o
Interagencial, se combinan las
Operaciones de varios
Departamentos o agencias.
(Factura entre cuentas)

• Distribuidos por los Gobiernos
Estatal y Federal para uso
Mandatorio de las agencias.
(VerificaciónElegibilidad Empleo- I-9)
• Distribuidos por agencias para
Generar informes al Jefe de
Agencia o Gobernador, en
Virtud de leyes y reglamentos.
(Petición presupuestaria)

Partes del formulario:
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del titulo o denominación de la forma y otros. Representa laintroducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acurdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma .Se analizan las decisiones acerca de los datos y distribución siguiendo una secuencialógica de colocación.
Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para probar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.
Utensilios necesarios para elaborar un formulario:
-Papel cuadriculado.
-Papel blanco.
-Lápiz 3H y de colores.
-Reglas en centímetros, pulgadas y reglaspara diseños de formularios continuos y escuadras de 45 y 60 grados centígrados.

2) Explique por separado de que depende el tamaño, la textura, el numero de copias y la cantidad de ejemplares a imprimir, que se requiere de un formulario.
Para el análisis de formulario es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los administrativos. Tener capacidad en técnicas dediseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos del papel y tinta. Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.
Una gran importancia en la administración de formularios, es su gran cualidad de facilitar la vida de las personasen la organización, pero su exceso o mala dosificación, podría dificultarla grandemente.
El universo de los formularios de las organizaciones debe ser controlado por alguien. Idealmente debe ser un técnico o una unidad especializada, de lo contrario, de seguro, aumentaran los costos del trabajo.
Tamaño: Es la medida (dimensión) que tendrá el formulario. Las medidas deben ser las estándarutilizadas en su localidad. El diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de ahorro de costos. Se podrán utilizar otros tamaños diferentes a los estándares pero el impacto en los costos debe ser cuantificado. Los tamaños pueden darse en pulgadas o su equiparación en centímetros, pero las más utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas menos especializadas o pequeñas manejan medidas en...