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1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL. Conjunto de criterios y técnicas relacionadas con el manejo de los archivos administrativos. Es, en resumen, la planeación, organización, y control del trabajo informativo y la actuación de quienes lo desempeñan. Con el fin de facilitar el uso de las mismas.

2. ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en unproceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

3. ARCHIVO DE GESTIÓN. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización yconsulta administrativa.

4. ARCHIVO HISTÓRICO. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,depósito voluntario, adquisición o expropiación.

5. ARCHIVO INTERMEDIO. Es aquel que nace a raíz de la división en etapas o edades de los documentos y contiene los que corresponden a la segunda etapa o edad. Son erróneamente denominados Centrales y siguen siendo archivos administrativos, no son de consulta frecuente. Evalúa los documentos, planifica y efectúa la selección documental. Emitepautas de normalización en los archivos que de él depende. Reúne la información de los documentos de las dos primeras edades y la pone a disposición de todo el sistema de archivos. Lo esencial del archivo intermedio es que exista un equipo de profesionales, aunque carezca de grandes salas de depósitos, los documentos deben expurgarse y descartarse en los archivos centrales y sectoriales, con laúnica condición de que el archivo Intermedio sea quien establezca las reglas de estas operaciones.

6. CASILLERO. Taquilla. Mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo, cartas para distintos destinatarios. // m. Mueble con varias divisiones para guardar, debidamente clasificadas, documentos, revistas y otrascosas similares.

7. CLASIFICACIÓN. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora.

8. CONSERVACIÓN. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Una vezdeterminado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir.

9. CRONOLÓGICO. De [De la] fecha. // Tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data.

10. DOCUMENTACIÓN. Conjunto de documentosreferentes a algo o alguien. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación, y diseminación y de información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones.

11. DOCUMENTO. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

12. EPÍSTOLAR.

13. ESTRUCTURAFUNCIONAL.

14. EXPEDIENTE. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

15. EXPURGO. Operación por la que se seccionan los documentos a fin de que solo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a...
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