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ACTA

EL ACTA

CONCEPTO: El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que han acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesión o en una visita de inspección.

Etimológicamente es el participio plural del verbo latino “agere” (hacer) y significa “los hechos”, aunque otros sostienensu raíz árabe, que significaría, atadura. En consecuencia cuando hablamos de acta como documento escrito, significa volcar en un papel con el fin de documentar y hacer valer como documento probatorio aquellos acontecimientos que puedan necesitar ser comprobados por ser dudosos, cuestionables o trascendentes.

El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y quesirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser para la expedición de resoluciones, envió de circulares, oficios, etc.

Las actas constituyen instrumentos públicos cuyos contenidos deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.
Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones establecidas. Se usa tanto en la administración pública como privada.CLASES DE ACTAS
Distinguimos dos clases de actas: Actas de trabajo y acta de sesión.

ACTA DE TRABAJO
Conocemos con este nombre a las diferentes actas, que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma “fechay hora de los acontecimientos”. Son elaboradas por el secretario(a) o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, supresión o rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.
Por ejemplo ,se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a lospostulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación o promoción interna; en la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia, al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto; al efectuar visitas de inspecciónadministrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar ,transferir, inventariar ,entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativaconsiderada delicada o de responsabilidad. Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento.
Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidió el acto, el secretario y las personas interesadas que han interviniendo. Si alguien que está obligado a que ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridadque dirigió la acción hará constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los demás.
Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.

SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO
Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas detrabajo, pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera, quienes prueben tener legítimo interés, podrán solicitar copia certificada de tales actas.

IMPUGNACIÓN DE ACTAS DE TRABAJO
En los casos permitidos por ley, las partes interesadas que hubiesen intervenido en una diligencia (por ejemplo, en una visita de inspección efectuada por un funcionario del Ministerio de Trabajo), y...