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Proceso de planeación de las compras.

Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo necesita, dentro de un período de tiempo determinado. Además en la planificación se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimación de sus principales parámetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc.

También se programancon anticipación las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:

Levantamiento de requerimientos. Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar durante el próximo período. Es muy probable que muchos desus requerimientos se repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán relativamente constantes período tras período.

Programación de las compras. Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de requerimientos se deberá definir el mecanismo que seutilizará para adquirir los bienes y servicios que se espera adquirir.
Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

Control yseguimiento de la ejecución del plan. El seguimiento del plan de compras es tan relevante como su elaboración. Nos permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente.

Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando:
Compras realizadas deacuerdo al plan.
Compras no realizadas de acuerdo al plan.
Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor presupuesto o plazo que lo estimado).
Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas que originan las desviaciones respecto al plan.

Al analizar la información que se recoge de este proceso será necesario poner atención en las causas que pueden explicar las desviacionesocurridas entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Es muy probable que algunas de estas desviaciones se expliquen por problemas ocurridos durante la planificación de las compras, por lo que el seguimiento del Plan permitirá implementar mejoras en este proceso que permitirán evitar la ocurrencia de este tipo de errores en el futuro. Finalmente, es preciso destacar que la realización delseguimiento permitirá detectar a tiempo la ocurrencia de problemas en la ejecución del plan, como atrasos o errores en las estimaciones de cantidades o precios.


Análisis, selección y relación con los proveedores.
El proceso de selección de proveedores es una actividad clave ya que representa el punto de partida en donde se analiza en los proveedores su capacidad y su potencial, así como sudisposición para proporcionar productos de calidad, entregas oportunas y servicio. La empresa además de dedicar el tiempo y los recursos necesarios a la búsqueda de proveedores, deberá tener en claro cuál es el perfil deseado en los proveedores, el que más compatible sea con su visión de negocio, y que por lo tanto aumente las posibilidades de formar una relación de socios comerciales de largo plazo.Proceso de selección de proveedores.
1. La identificación de necesidades de la empresa, este es un paso interesante ya que permite a la empresa reconocer la necesidad de compra la cual tomar como punto de origen hacía la búsqueda de los servicios
2. Establecimiento de los objetivos de compra, una vez qué se reconoce la necesidad te debes preguntar que se quiere lograr de los servicios por ser...