Fases de la administracion


FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS ESTRATEGICOS
“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad” Baker, 1999.
Fase 1: INICIO
Es la definición del proyecto
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Criterios paraestablecer metas
Ser especificas
Ser realistas
Tener un componente de tiempo
Ser mesurables
Contar con acuerdos de participantes clave
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Determinar los recursos, identificar riesgos y restricciones
Determinarlos límites de tiempo.
El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuantos recursos y tiempo se requieren.

Fase 2: PLANEACIÓN
La planeación del proyecto es el corazón de la administración de proyectos. Define el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenernos en balance a través de todo el proyecto.
Exactamente cuántas y que tareas necesitan realizarse.
Quien harácada tarea
El costo estimado de cada tarea
La secuencia de las tareas (presupuesto)
La duración estimada de cada tarea y longitud del proyecto global (calendario)
Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS).
En un WBS las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines deselección de personal, calendarización, presupuesto y elaboración de diagramas de red. La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.
Diagrama de Gantt: diagrama que permite programar las actividades del proyecto considerando tiempo y responsables, y permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.
PERT (Técnicas de Revisión y Evaluación deProgramas) es una técnica para el planeamiento y control; su fundamento lo constituye el grafico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo. Es la representación grafica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

Fase 3: EJECUCIÓN
Es la puesta en marcha del proyecto.
Al ejercer el plan es necesario:
Registrar elavance del proyecto, comparando los datos actuales con los estimados originalmente.
Revisar los recursos, el alcance y los factores de tiempo para balancear prioridades.
Identificar los problemas que pueda desfasar el proyecto, vigilando posibles desviaciones del plan original.
Analizar la distribución de los recursos a través del proyecto, evitando sobrecargas de trabajo.
Adaptar calendarios,niveles de recursos o alcance según sea necesario.
Dirigir el equipo de trabajo.
Elaborar reportes de avances: las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias:
Describen un resultado técnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duración es cero (hito)
Hito: tarea de duración cero que simboliza el haberconseguido un logro importante en un proyecto.

Fase 4: CONTROL
Monitoreo de las actividades
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
Verificar si las tareasse ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido
Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyectos realice un buen seguimiento:
Técnico: controlando el avance de las tareas.
Económico: de las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado...