FLUJOGRAMAS




FLUJOGRAMAS



1. Definición

El flujograma llamado también flor-sheet, cursograma, fluxograma o diagrama de procedimientos, es la representación grafica de una operación, referida al movimiento o flujo de personas, trámite o documentos relacionados con el trabajo, mediante la utilización de símbolos convencionales, de un circuito administrativo.

Según Chiavenato Idalberto. Año1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.

Se entiende también por flujogramas, a la hoja de proceso grafico que utilizan los analistas para exponer el flujo que siguen las funciones o etapas deun procedimiento que se analiza.
Estos gráficos son muy convenientes porque presentan en forma objetiva, detallada y comprensible, todas las operaciones de un sistema, eliminando pasos innecesarios o haciendo algunos cambios para reducir esfuerzos, la fatiga o el tiempo. Mediante estos gráficos se descubre donde existen retrasos, retrocesos, duplicidad de labor y otras deficienciasadministrativas. Un buen análisis de estos gráficos puede inclusive, llevarnos a descubrir las causas de los errores o de las deficiencias existente, de manera de alertar y disponer que el analista tome acciones positivas para solucionar cualquier problema.

2. Finalidad

De servicio o ayuda que prestan a los analistas de organización y métodos (Racionalización), para llegar a conocer en forma mas rápida yfácil, cual es el recorrido que siguen los documentos que usa una empresa y poder detectar, de esa manera, los pasos inútiles, las duplicidades de trabajo, las fallas de control y otras irregularidades.

Expresas en forma clara y de fácil lectura, el recorrido y procedimiento de los documentos, facilitando así, el conocimiento de los procedimientos por parte de los trabajadores que intervienen enel manejo de los documentos, e inclusive, permite apreciar las repercusiones que puede tener en otras oficinas, el hecho de no cumplir con los procedimientos establecidos.

Indudablemente que su aplicacion análisis requiere de una técnica adecuada, basada en información previa o en datos experimentados y estadísticos.
El adelanto tecnológico en el campo de la electrónica, permite actualmenteemplear procedimientos sofisticados en la obtención de flujogramas. Sin duda alguna, que su empleo requiere de una alta especialización y el conocimiento de método analíticos de sistemas mecanizados.
Los símbolos que se emplean, son también convencionales y de acuerdo a la técnica desarrollada por IBM o sistemas similares, y al igual que los flujogramas o cursogramas, también implica el empleo desímbolos.



3. Características de los flujogramas

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a losdiagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de unaregión, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo procedimiento.

Según Gómez Rondón,...