Fondos de Caja Chica Principales pautas para un adecuado control

Informe Especial
Fondos de Caja Chica
Principales pautas para un adecuado control
I. Introducción
El desenvolvimiento normal del gran
universo empresarial, implica el desarrollo
de distintas operaciones, las cuales permiten contemplar situaciones en las cuales la
empresa requiere de un buen proceso de
control financiero y de un sistema contable
los mismos que constituirán una base deuna administración financiera efectiva y
oportuna.
En esta oportunidad nos estamos refiriendo a los pagos en efectivo que son
inevitablemente necesarios. Es por dicha
razón, que todas las empresas habilitan los
fondos de "caja chica" destinadas a cubrir los
desembolsos de aquellos gastos menores,
tales como gastos de movilidad otorgados
a los trabajadores que se requieren para
que puedanrealizar sus labores diarias (es
decir aquellos otorgados como condición de
trabajo), o para la adquisición de artículos de
oficina, artículos de limpieza u otros gastos
de menor cuantía que deban ser de rápida
cancelación y que por sus características no
puedan ser cancelados con cheques.
Específicamente, los controles financieros nos garantizarán que:
• Los fondos y recursos se utilicende
manera responsable y adecuada;
• Los ingresos y egresos (salidas de dinero)
se manejen únicamente de acuerdo con
los procedimientos autorizados;
• Las operaciones se registren correctamente;
• El acceso a los activos sea permitido
solamente con la autorización del administrador responsable.
Por lo antes expuesto, en esta oportunidad abordaremos el tema desarrollando
los aspectos másimportantes relacionados
con el uso de los fondos de caja chica, los
controles adecuados que se deben establecer con el fin de evitar el mal uso de dichos
fondos, así como las posibles contingencias

INFORMATIVO
CABALLERO BUSTAMANTE

tributarias derivadas del manejo de los
desembolsos que se realicen en efectivo sin
observar los requisitos establecidos por las
normas tributarias.II. Aspectos generales
1. Definición
El fondo de Caja Chica está constituido
por un importe fijo de dinero en efectivo
restituible, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos,
dicho fondo sirve para cancelar obligaciones de valor reducido y por lo
cual no es común ni frecuente que
se paguen mediante la emisión de
cheques.
2. Objetivo del fondo de caja chica
Elobjetivo principal de contar con un
fondo de caja chica es la de mantener
la disponibilidad financiera que permita
cubrir los gastos menores derivados del
funcionamiento interno, urgentes y de
rápida cancelación.
3. Sistema de Control
El sistema de control interno resulta
importante para una empresa a fin de
resguardar los fondos asignados a caja
chica.
En este caso corresponderíaefectuar o
realizar un control financiero para:
• Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos.
• Garantizar la exactitud contable de
los ingresos, pagos y saldos del efectivo.
• Mantener el saldo suficiente para
hacer pagos necesarios y afrontar
emergencias.
• Evitar cifras grandes de dinero ocioso.


Los elementos más importantes del Sistema de Control son los siguientes:3.1. Plan de organización

Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de
las diferentes funciones, especificando
de corresponder la facultad de tomar
decisiones. En tal sentido, dentro de este
elemento de control debe evidenciarse,
entre otros, principalmente lo siguiente:
• Existencia de Políticas y Procedimientos.
• Personal capacitado.
• Ejecución adecuada delos procedimientos.
3.2 Fases

Las fases vinculadas con el fondo de caja
chica son las siguientes:
– Autorización, dicha responsabilidad
debe estar a cargo de la gerencia del
área o general.
– Aprobación.
– Ejecución.
– Registro.
3.3 Objetivos del sistema de control

Algunos de los objetivos que se desean
alcanzar con el establecimiento del sistema de control son:
a....