Formato de préstamo de archivo de una empresa

Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos
Universidad Pública de Navarra

A105 NArchivo General

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PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

5.1

OBJETO

5.1.1

El préstamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar
continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos de la
Universidad que requieren, por cualquier razón, disponer, en la oficina titular
de lafunción universitaria de la que se trate, de determinados documentos o
expedientes, durante un período de tiempo y de acuerdo con unas necesidades
que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones
del Archivo General.

5.1.2

El préstamo de los documentos se aplicará únicamente a los documentos con
valor administrativo depositados en el Archivo General, de acuerdocon el fin
expresado en el párrafo anterior.
En ningún caso se prestarán documentos cuyo valor administrativo haya
decaído.
El préstamo no puede llevarse a cabo en ninguna otra circunstancia distinta a
la descrita; así, cuando el destino del documento o expediente sea la
Administración de Justicia u otro organismo público, la unidad dará traslado
de la solicitud a la Secretaría General,para proceder a su trámite por el
Archivo General.

5.1.3

El préstamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las
unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su función universitaria
reintegrarán al Archivo General los documentos tan pronto decaiga la
necesidad de disponer de ellos en la propia oficina.

5.1.4

El plazo máximo de préstamo de documentos se estableceen 15 días.
Transcurrido un mes desde el préstamo de los documentos, el Archivo General
lanzará un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente, en el
que le recordará la obligación de reintegrar los documentos y le requerirá a
ello, o bien, en el caso de que no haya decaído la necesidad administrativa o
de gestión que motivó el préstamo, a la prórroga del préstamo.

5.1.5En caso de que sea necesario mantener el préstamo de los documentos durante
un período superior, el Responsable de la Unidad solicitará la prórroga por
escrito al Responsable del Archivo General.
El Archivo General unirá el escrito al formulario de solicitud, consignando
dicha circunstancia en el apartado de observaciones del formulario.
La prórroga del plazo se gestionará como una nuevasolicitud.

5.1.6

Transcurridos dos meses desde la fecha del préstamo sin que se hayan
reintegrado los documentos al Archivo General, ni se haya solicitado la

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correspondiente prórroga, los expedientes se considerarán reactivados a todos
los efectos.
5.1.7

La reactivaciónde un expediente supone un traspaso en la responsabilidad de
custodia de los documentos del Archivo General con destino al Responsable
de la Unidad correspondiente.
De esa circunstancia se advertirá en el escrito recordatorio establecido en la
norma 5.1.4.

5.2

INSTRUMENTOS Y MÉTODO

5.2.1

El formulario de solicitud de préstamo de documentos
Cualquier unidad que precise, para lacontinuidad de su función universitaria,
disponer físicamente de los documentos o expedientes que en su momento
remitió al Archivo General, cumplimentará un formulario de solicitud de
préstamo de documentos. Este formulario consta de los siguientes campos:
A cumplimentar por el solicitante:
Datos del documento:
- Serie/tipo documental:
Recoge la denominación normalizada de la serie o tipodocumental al que pertenece el expediente cuyo préstamo se
solicita.
- Código de clasificación:
Indica el código de clasificación de la serie o tipo documental,
recogido en el cuadro de clasificación de los documentos
- Año:
Indica la antigüedad de la documentación dentro del conjunto de
documentos de una determinada serie o tipo documental.
- Número de expediente:
Consigna, en su caso, la...