formularios

Documento aportado por: Sonnia Rosado srosado@banred.fin.ec

Manejo de Formularios Pre-Impresos: Terminología Básica y diseños varios para el área administrativa y financiera.

CONTENIDO

I. Introducción

II. Terminología Básica
Formulario
Arte
Tamaño Estándar
Partes
Original y copias
Gramaje
Tráfico
Huecos de arrastre
Troquel
Papel Químico
Papel de Seguridad
CrimpingLineas o Puntos de Goma
Tintas
Tintas Especiales
Tramas
Pantone
Industria gráfica
Imprenta
Offset


III. Formularios
3.1 Formularios Pre-Impresos
3.2 Formularios - Formas

IV. Batería de Formularios
Formularios de Area de RRHH
4.1 Formulario de Rol de Pagos
4.2 Solicitud de Empleo y Datos del Personal (Hoja de vida).
4.3 Evaluación y Registro de Cambios/Promoción del Personal
4.4Solicitud de Anticipo/Préstamo

Formularios Administrativos y de Finanzas
4.5 Orden de Servicios/Compras
4.6 Cuadro de Cotizaciones
4.7 Solicitud de Suministros a Proveeduría
4.8 Salvoconducto/Permiso de Ingreso a Oficinas
4.9 Solicitud de Viáticos y Reembolsos
4.10 Factura
4.11 Arqueo de Caja










I. INTRODUCCION


En el medio gráfico de impresión de formularios,existe terminología técnica que normalmente el iniciado en administración e incluso el administrador desconoce y que más bien es dominado por las imprentas o industrias gráficas.


Este trabajo busca dar ciertos tips importantes a tomarse en cuenta al momento de diseñar un formulario y de requerir su impresión a una industria gráfica o imprenta. De esto depende no sólo que el formulario seafuncional sino también ahorro en los costos de producción y ahorro de tiempo hora hombre por mejora en el proceso donde se aplique el formulario.


Finalmente una empresa puede también diseñar sus propios formularios, ya sea para su uso interno o para elaborar los bosquejos a entregar a la imprenta. Estos diseños pueden realizarse en utilitarios que normalmente están a su disposición: Powerpoint,Excel e inclusive el mismo Word, dependiendo de cuanta complejidad requiera el mismo. Recomiendo el uso de Powerpoint para formularios que se requiere su llenado de forma manuscrita, mientras que excel o word para aquellos que su llenado es a través del computador.



II. TERMINOLOGIA BÁSICA

A continuación se describirán los conceptos básicos que deben conocer y aplicar en el diseño y manejode formularios.

Formulario: Se denomina formulario a todo diseño “final” elaborado con las características del solicitante y que permita:
La consignación de información
Identificación del nombre o logotipo de la empresa.
Otros nombres para formulario serían: formas o pre-impresos, Los formularios pueden enviarse a confeccionar a una imprenta o industria gráfica o sencillamente pueden serdiseñados por la empresa y generarse a manera de fotocopias o vía impresora.

Arte: Se denomina Arte al dibujo que la industria gráfica entrega al solicitante y que permitirá la confección del formulario. Normalmente el solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de lo que desea y, es la imprenta o industria gráfica que se encarga de realizar el diseño final de acuerdo a las medidasestándar y las posiciones requeridas.

Tamaño Estándar: Es la medida (dimensión) que tendrá el formulario. Las medidas deben ser las estándar utilizadas en su localidad. El diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de ahorro de costos. Se podrán utilizar otros tamaños diferentes a las estándares pero el impacto en los costos debe ser cuantificado. Las tamaños pueden darse en pulgadaso su equiparación en centímetros, pero las más utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas menos especializadas o pequeñas manejan medidas en centímetros.

Así mismo el diseñador debe tener en cuenta que el costo del formulario impacta más por su largo que por su ancho, esto quiere decir, que si usted diseña un formulario con más dimensión a lo largo, seguramente su costo será alto....