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Organización de Eventos

Por Dennis H. Lewis
Marketing de Eventos


La organización de eventos puede ser una iniciativa de marketing muy efectiva. De hecho es una de las actividades de promoción más habituales. Reuniendo a varios clientes o colaboradores a la vez permite transmitir tu mensaje colectivamente a muchas personas interesadas.

Sin embargo, es mucho trabajo.

Si alguna vezhas organizado un evento comercial (llevo años haciéndolos) sabes perfectamente que pueden llegar a paralizar una gran parte de la empresa. Por eso, ya que lo haces, es fundamental tener éxito.

A continuación, voy a compartir contigo un plan para triunfar:

1. El contenido del evento es lo más importante.
2. ¿Qué tipo de evento vas a organizar?
3. La Organización Previa del Evento4. Vender el Evento – Conseguir que vengan.
5. Logística del Evento El Día Grande – que salga todo bien.
6. Después del Evento – conseguir resultados.


1. Contenido del Evento: El Porqué de tu Evento

He organizado muchos eventos de empresa, y he asistido a muchos más.

Sin lugar a dudas, el fallo más común y más serio está en los contenidos. Tristemente, demasiadas vecesvuelves a casa con la sensación de haber mal gastado tu más valioso recurso: el tiempo. Nadie quiere desplazarse a un hotel y sacrificar una mañana (o un día completo) para oirte hablar de ti mismo y lo maravilloso que trabaja tu empresa. Vienen para llevarse algo más a casa.

Tampoco, tu objetivo en organizar un evento es hinchar tu ego, pensando en los obligados cumplidos que los asistentes tebrindarán. O buscas vender, o buscas formar o tratas de conseguir notoriedad, y esos son objetivos perfectamente medibles y comprobables.

Para alcanzar tus objetivos tienes la obligación de hacer que los asistentes alcancen los suyos. Si quieres vender, tienes que conseguir que se vayan encantados de haber venido. Si quieres formar, tienes que conseguir que vuelvan a casa llenos de nuevosconocimientos. Y si buscas notoriedad, tienes que conseguir que vuelvan a casa hablando sin para de tu empresa.

El primer paso para hacer un evento exitoso está en las expectativas que creamos. Antes de venir, el invitado forma una idea de que esperar en base a lo que le hemos dicho. Por esa razón, la preparación previa, y el marketing del evento son esenciales. Si vienes pensando en reírte las graciasde Lina Morgan y vuelves habiendo visto un concierto de marchas fúnebres, difícilmente van a cumplirse tus expectativas.

El segundo punto clave es la organización de la agenda. Si pretendes incluir una charla puramente promocional (yo no lo recomiendo) debes asegurar que esté rodeado de contenidos con gancho y máxima interés. Durante los muchos años de experiencia que tengo asistiendo areuniones de IBM, puedo afirmar que hasta las grandes corporaciones fracasan con los contenidos.

Todavía, recibo invitaciones (cada vez asisto a menos de ellos) para pasar una mañana escuchando sobre las bondades de la versión 7.0 del producto 1239 del portfolio de la compañía. ¿Como puede ser que una compañía de tantísima calidad aún no ha aprendido a centrar sus reuniones alrededor del cliente?

Yno es sólo IBM que comete este fallo.

Cuando decides organizar un evento, ponte constantemente en el lugar de tu invitado. ¿Que información está buscando? ¿Que valor añadido vas a conseguir que lleve de vuelto a su casa? ¿Cuales son sus necesidades? ¿Cómo puede tu mensaje dirigirse en función de sus problemas? Al final de la jornada, cada uno de ellos, debería sentir que lleves todo el díahablándole directamente a el.

También debes asegurar que el evento tenga una variedad de contenidos suficientemente amplia para atraer a tus invitados. Si organizas el evento sobre un tema demasiado específico te arriesgas a no conseguir asistencia. Si se trata de una sesión formativa o informativa, procura mirar el tema desde varios ángulos. Cada ponente dará una visión particular y profunda,...