funciones archivo de tramite clasificacion

• Consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica.

• El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación deacuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

• Los archivos pueden ser guardados en estantes con archivadores de palanca, folders, o separadores, y si se tiene suficientedocumentación utilizar un estante, donde se pueda guardar la información en folders o subarchivos.

• Los documentos ingresados en la Institución pueden ser clasificados de acuerdo a el sistema alfabéticoes como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.


• El sistema numérico, usa números en vez de usar elalfabeto, generalmente se usa para clasificar por años, luego los meses y los días, son muy útiles para realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si se van a usar los númerosconsecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia, al igual que para el archivo alfabético usted necesitará colocar una hoja de control o guía donde indique el orden de archivoy lo que se archiva en él.

• El archivo alfanumérico es una combinación de ambos sistemas por ejemplo: A-1, A-2, A-100, etc.; pueden ser también 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientación de laspersonas que lo usan debe contener la hoja de control o guía.

• Vaciar la información del documento. Deben figurar obligatoriamente los datos de identificación de la persona física o jurídica deprocedencia, órgano administrativo de destino y un breve resumen del contenido del documento.

• El personal de registro indica como destinatario el órgano competente en la gestión del procedimiento.• Independientemente de su formato, sea electrónico o no, deben ser conservados adecuadamente.

• La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades
y, dentro de cada año, se podrá...