Gabi

GUIA DE APRENDIZAJE
TITULACION: Asistente administrativo
GRADO: ONCE
COMPETENCIA: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
APRENDIZAJE: Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas vigentes y proveer información de acuerdo con la legislación y política de la organización
RESULTADOS DEL APRENDIZAJE:
* Archivardocumentos de acuerdo con las normas externas e internas
* Proveer información de acuerdo con la legislación y política de la organización
* Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas la tecnología y la legislación vigente.
* Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho, y laorganización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales

2 SABER:
1. Necesidad de conservar los documentos
2. Concepto de archivo y tipos de archivo según el ciclo vital de documento y procesos que se desarrollan en la gestión documental.
3. Archivo de documentos : captación, elaboración y custodia
4. Organización del archivo
5. Sistema de ordenación del archivo:convencionales, microfilme, informáticos y digitalización
6. Funcionamiento habitual del archivo, y normas practicas de utilización, control de archivo, confidencialidad de la información y documentación, fichero, destrucción y purga de los archivos
7. Tablas de retención , concepto, importancia y ejemplos
8. Manual de archivo
9. Normatividad legal vigente
10. Muebles equipos ymaterial de archivo
11. Procesos de organización archivística: Foliación, definición, requisitos materiales , procedimientos
3. OBJETIVO:
Comprender la importancia de conservar o guardar la documentación en las empresas.
3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS
3.1.1. Identificar y definir que es un archivo y su importancia
3.1.2. Comprender y diferenciar las fases de elaboración, utilización yarchivo de Datos.
3.1.3. Conocer los diferentes sistemas de archivo
4. ORIENTACIONES GENERALES
La importancia del archivo en una empresa moderna. Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por unprofesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada parausted”. Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar. Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:
¿Requiere esto alguna acción por mi parte?
¿Puedo encontrarlo en otro sitio?
¿La información es suficientemente reciente para ser útil?
¿Para que puedo utilizar esta información?
¿Existenimplicaciones legales o financieras?
¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?
¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato. En toda organización las finalidades del archivo son: Ser el centro dela información y de la documentación. Proporcionar los mejores servicios al menor coste. Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. Asegurar la conservación de los documentos. Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
* Lógica.
* Como me piden los documentos.
* Como necesitamos la información.
* Rigor.
* Sencillez.
* Los...