gastos en los departamentos de compras

En un mercado cada vez más competido en el que las compañías están buscando mejorar su rentabilidad, éstas necesitan incrementar sus ingresos y/o reducir sus costos y gastos. Sin embargo, en este último rubro difícilmente se lograrán ahorros significativos si la organización no cuenta con los datos, metodologías, herramientas y personal apropiado para conducir una adecuada administración delgasto. No saber cuánto, en qué y con quién se están gastando los recursos de una organización significa que se desconoce el potencial de ahorro.
La administración del gasto es un proceso que busca reducir el dinero que se eroga en la compra de bienes o contratación de servicios en una organización. El enfoque que tiene este proceso es estratégico y generalmente las reducciones que se logran sonmayores al 20% del total de costos y gastos actuales dentro de una compañía.



Fuente: KPMG en México 2011



El proceso de la administración del gasto está compuesto a su vez por una serie de subprocesos y áreas, entre las que destacan: Análisis del gasto, Abastecimiento, Compras, Recibo, Pago, Cuentas por Pagar y Registro Contable.




Fuente: KPMG en México 2011


Elanálisis del gasto es el proceso de recolectar, relacionar, limpiar, clasificar y analizar los datos asociados a los gastos dentro de una organización con el fin de reducirlos. El análisis del gasto no es exclusivo del área de Compras sino que también puede ser utilizado por diversas áreas como Administración de Inventarios, Presupuestos y Planeación, Desarrollo del Producto, etc.

En términosgenerales, el análisis del gasto reúne de diversas fuentes los datos asociados a las diferentes compras realizadas por la compañía, los limpia de inconsistencias, los clasifica en categorías que faciliten su análisis y finalmente obtiene conclusiones sobre qué compras o contrataciones se pueden consolidar, qué volúmenes de compra se podrían reducir, qué tipo de artículos o servicios consumidos sepodrían estandarizar, entre otros.


Fuente: KPMG en México 2011



A través de este proceso, las organizaciones buscan responder a las siguientes preguntas:

¿En qué se está gastando?
¿Cuándo y con qué frecuencia se está comprando?
¿Quién está comprando?
¿A quién se le está comprando?
¿Está la organización comprando lo que realmente necesita y para lo que fue destinado dicho gasto?Fuente: KPMG en México 2011



¿Qué están perdiendo las compañías que no lo están haciendo?

Ahorros anuales que pueden oscilar entre el 4% y 60% sobre el valor inicial del gasto, dependiendo de la madurez del proceso de administración del gasto con que cuente la compañía.
El Rendimiento de la Inversión (ROI) del proyecto del análisis de gastos oscila entre 10 y 100 veces lainversión realizada.
Visibilidad y control sobre los gastos realizados en la compañía.
Confiabilidad en la información reportada.
Eficiencia en áreas soporte al consolidar compras, proveedores, racionalizar categorías, etc.



Fuente: KPMG en México 2011



¿Cómo se generan ahorros a partir del análisis del gasto?


Disminuyendo gastos “Maverick”. Se denomina de esta forma al pagode sobreprecios por la adquisición de artículos premium, de moda, o de artículos estándar que fueron mal negociados. Usualmente en las compañías en las que se presenta este tipo de problemática, las compras son realizadas directamente por las áreas funcionales y no por un área centralizada de abastecimiento, o bien por organizaciones con deficiencias en sus políticas de compras y procedimientospara la adecuada determinación de requerimientos.
Ahorros por el aprovechamiento de las economías de escala –Un mismo bien o servicio puede estar siendo provisto por diferentes proveedores dentro de la organización. Lo anterior agrega complejidad al proceso, lo hace poco eficiente, costoso y no toma ventaja de los volúmenes de compra. Sin embargo, bajo el enfoque del análisis de gastos se busca...