Generalidades de la administracion documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (internet, libros, documentos del área) y amplia el concepto de Administración Documental.
2. A partir de la consulta:
 Establece los objetivos que debe perseguir la Administración Documental.
 Elabora un ensayo máximo 2 páginas, sobre el papel del Administrador Documental en la entidad dondelaboras.
3. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.
4. Envía en un archivo Word las actividades 2 y 3 a tu facilitador.


SOLUCION
2.
1. La Administración Documental es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:
 Organizar y archivar losdocumentos de forma que tengan facilidad de búsqueda y acceso a la información.
 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los tramites de los documentos que se procesan.
 Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
 Permite larecuperación de documentos de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
 Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
 Facilitar la organización, mantenimiento y control ordenado de los documentos que se manejan.

2. PAPEL DEL ADNISTRADOR DOCUMENTALAnalizando que el papel del Administrador documental es de mucha importancia puesto que la información en una empresa, no importa el tamaño de esta los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmentepatrimonio cultural y la identidad nacional de la empresa.
Se entiende por administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservaciónindefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan losdocumentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel desofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
Al ser los documentos un soporte de la información que se produce y se utiliza en una empresa, se ha hecho necesaria su administración a lo largo de la historia. La gestión de los documentos es muy importante puesto que en ellos se basa la seguridad jurídica tanto de las personas, como de las...