Generalidades de la administración documental

SENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ENSAYO
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Presentado por
CÉSAR AUGUSTO HERNÁNDEZ PÉREZFacilitador@
Licenciada MARÍA CONSUELO PENSO VILLERO

14 de Octubre de 2010
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA

Se entiende como Administración Documental al conjuntode actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, empresas o particulares desde su origen hasta su destinofinal con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Algunos de los objetivos de la administración documental son:
1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente lostrámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan yarchivan.
4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
6. Establecerun control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
7. Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

Por lo anterior podemos afirmar quela esencia de la administración documental son los documentos. Y que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una ESTRUCTURA suficientes para proporcionar evidencia de una actividad. Deaquí se deriva una de las funciones más importantes de un sistema de administración documental, que consiste en mantener testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya seapor su valor, jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo.
También podemos afirmar que Los archivos son importantes para la...