gerencia y comunicaciones

4. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Cuando se requiera dirigir la misma carta a diferentes destinatarios se habla de
“Combinación de correspondencia”.
El nombre en inglés “Mail Merge”, proviene de la aplicación más común para esta
técnica, consiste en dirigir la misma carta a diferentes destinatarios. Sin embargo,
el mismo procedimiento se puede emplear para otros propósitos, comopersonalizar un formulario, realizar diplomas de cursos, etcétera.
Observe la siguiente imagen:

Figura 41: Ejemplo de una carta para combinar correspondencia

Esta imagen muestra en forma de diagrama cómo una carta modelo es enviada a
diferentes Facultades a un total de N facultades.
La Combinación de la correspondencia es una forma de utilizar campos para
crear múltiples copias (personalizadas), eneste ejemplo sería a diferentes
facultades.
4.1 Conceptos básicos
Partes de una Correspondencia combinada:
Requiere de tres documentos distintos:


Fuente de datos: es una base de datos, una hoja de cálculo o una libreta
de direcciones.

1



El documento fuente: Un documento hecho en Writer con los comandos de
combinación añadidos en Menú→Insertar→Campos→Otros→Base de
Datos.

Los documentos de destino: Son aquellos documentos de Writer creados
al ejecutar la función de combinación de correspondencia.

4.2 Definición de una fuente de datos
4.2.1 Creación de una fuente de datos
Una fuente de datos es una base de datos que contiene los registros de nombre,
dirección e información adicional de cada elemento de una lista de correos.
OpenOffice.org puedeacceder a una gran cantidad de fuentes de datos,
incluyendo hojas de cálculo, archivos de texto y bases de datos como MySQL,
Adabas y ODBC. Si la información que se utilizará para combinar correspondencia
se encuentra en un formato que OpenOffice.org no se puede tener acceso
directamente, se necesita convertir, por ejemplo, exportarlo a un archivo tipo
(CVS) Valores Separados por Comas.
Para elsiguiente ejemplo se usará una hoja de cálculo con las siguientes
columnas: Title, First Name, Last Name, Address, State/Country, Country, Post
Code, Sex, Points.

Figura 42: Ejemplo de una base de datos en Calc

4.2.2 Registro de una fuente de datos
Para que una fuente de datos sea directamente accesible por un documento de
OpenOffice, primero debe ser registrada.

2

1. Clic enArchivo→Asistentes→Origen de datos de direcciones.

Figura 43: Acceso a los Asistentes de OpenOffice.org
2. Seleccionar el tipo de libreta de direcciones de la fuente de datos externa.
Clic en Siguiente >>.
En la siguiente página del asistente hacer clic en Configuración.

Figura 44: Asistente para agregar una fuente de datos

3. En el cuadro de diálogo Propiedades de Fuente de Datos,seleccionar el
tipo de base de datos. Clic en Siguiente >>.

3

Figura 45: Propiedades del origen de datos, Hoja de cálculo

4. En la próxima pantalla, clic en Examinar para seleccionar la hoja de cálculo
que contiene la información de direcciones.

Figura 46: Propiedades del origen de datos, Configuración de conexión

4

5. Clic en Finalizar.
6. En la siguiente página, clic en Siguiente>> (no hacer clic en Asignación de
campo).

Figura 47: Asistente Origen de datos, Asignación de campo

7. El nombre del archivo en el campo Ubicación. El predeterminado es
...\Direcciones.odb; pero es posible cambiar Direcciones por cualquier otro
nombre.

5

Figura 48: Asistente Origen de datos, Título de la fuente de datos

8. Clic en Finalizar. La fuente de datos está ahoraregistrada. Crear una
combinación de correspondencia.
Iniciar el Asistente para combinar correspondencia que se encuentra en el menú
Herramientas→Asistente para combinar correspondencia el cual desplegará
las siguientes ventanas:
1. Seleccionar el documento inicial.
2. El asistente tiene varias opciones para seleccionar el documento inicial:


Usar el documento actual



Crear un...