gerencia


ANEXO D


PLAN DE GERENCIA DE COSTOS




contenido











FUNDAMENTOS

La gerencia de costos se encarga del manejo de los costos del proyecto en toda su extensión. Esta gerencia incluye los procesos requeridos para asegurar el cumplimiento de los costos del proyecto y el control de cambios al presupuesto acordado.

Como todos los planes, este también debe hacersecon el equipo del proyecto.

El costo del proyecto debe obtenerse del costo de cada entregable. Esto quiere decir que habrá que estimar en detalle los costos en que incurrirá cada entregable, sean costos fijos o variables, sean directos o indirectos. Además, el costo del proyecto incluye los debidos a los imprevistos y a su gestión administrativa.

Debemos recordar que, entre los costos, habráque considerar los costos de los elementos de apoyo como las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) y lo concerniente a seguros y similares.

ELEMENTOS DE LA GERENCIA DE COSTOS

El manejo de costos debe contemplar lo siguiente:

Los costos de cada entregable
El costo de la calidad
El costo asociado a los riesgos y a los imprevistos
Los costos directos e indirectos
Los costosfijos y variables
Los costos administrativos
Otros

Igualmente, debe determinar las técnicas a usar en la estimación de costos, como las siguientes:


Estimación de tres puntos
Estimación análoga
Estimación paramétrica
Estimación usando la EDT


Además, se deben considerar los aspectos de seguimiento y control, como se hace en todas las demás áreas del proyecto.

El insumo paradeterminar los costos del proyecto es doble:

La EDT
El cronograma del proyecto

Es importante aclarar que se requiere el uso de una herramienta computarizada para administrar el presupuesto, como es el caso de MS/Project. Asimismo, hay que tener en cuenta que se deben determinar los centros de costos de los entregables correspondientes.

Recuerde que los recursos, sus costos, susdisponibilidades, el trabajo que deben realizar servirán de base para determinar el costo de las actividades, de los entregables y del proyecto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

En el desarrollo del proyecto, el líder es el Gerente de Proyecto, a quien el equipo apoyará para estimar de la manera más precisa el costo de cada entregable y del proyecto.

Hay que tener sumo cuidado en determinar el flujo defondos esperado y el real para mantener a raya el desempeño financiero del proyecto y los correspondientes desembolsos y pagos.

El Gerente de Proyecto debe apoyarse en los esquemas de manejo presupuestal de la entidad correspondiente y es él quien responde por todo el presupuesto. Igualmente, responde por todo el seguimiento y control de las varianzas del proyecto durante la ejecución.

Elequipo de proyecto, por su parte, realizará el trabajo del proyecto de acuerdo con el cronograma y con los pagos y desembolsos acordados en el presupuesto.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento y control de los costos de un proyecto es parte fundamental de la gerencia de los costos. La misión es doble:

Asegurar el cumplimiento del presupuesto (Línea Base).
Gestionar los cambios a la LíneaBase para que sea efectiva y de máximo provecho.

En este proceso se medirá el desempeño del proyecto en términos de costo, como se muestra más adelante. Este desempeño es apoyado por el equipo del proyecto.

Finalmente, es importante recordar que este seguimiento y control debe hacerse periódicamente, en cada hito y en cada entregable como muestra el cronograma.

REPORTE DE DESEMPEÑO

Elreporte de desempeño debe determinar cómo va el proyecto en términos de costos, cómo debe ir de acuerdo con el plan y qué acciones tomar para corregir el rumbo.

En ese sentido la herramienta de gerencia de valor ganado puede ser útil, ya que apoya al Gerente de Proyecto estableciendo, por ejemplo, indicadores de desempeño en tiempo, costo y por ende alcance.

Los indicadores que se...