Gestión de compras

I INTRODUCCIÓN Y PROPÓSITO DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

1.1 Concepto y Objetivos de la Gestión de Compras

Concepto:

Es adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a los precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Objetivos:

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente:

1. Mantener la continuidad de abastecimiento.2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

5. Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

6.Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en los que a costos de material se refiere.

1.2 Importancia económica de las Compras

Las compras son importantes por las siguientes razones:

1. No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la fabricación se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen loscompetidores.

2. La operación eficiente de cualquier industria depende de la renovación adecuada de la inversión. El Departamento de Compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la producción o venta, y hacer las entregas a tiempo. A su vez, no debe aumentar las inversiones más allá del inventario necesario paracubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable.

3. Por sus estrechos contactos con otras muchas compañías y con el mercado en general, Compras está en situación de aconsejar a la empresa sobre:

a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja para sustituir a los que se emplean en ese momento.

b) Nuevas líneas o surtidos posibles deproductos para añadir a la producción.

c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa.

d) Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se desenvuelve.

1.3 Características y funciones del departamento de compras y materiales

Características del departamento de compras:

Suscontactos con el mercado y en general con los vendedores.

El bienestar de la compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital.

Para la seguridad y control de la empresa, la persona encargada de hacer los pagos en la empresa debe ser diferente a la que negocia las compras, pues en esta forma puede evitarse una situación problemática.Función del departamento de compras:

La función del departamento de Compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa.

En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. En una empresa grande la necesidad de este especialista es obvia.

Compras nacionales

Es cuando el responsable del departamento de Compras adquiere bienes oservicios en el país, también recibe el nombre de compras domésticas.

1.4 Responsabilidades del Departamento de Compras y Materiales

Es responsabilidad exclusiva del departamento de Compras, proporcionar al requirente los materiales que solicite en las mejores condiciones, con la calidad apropiada, a buen costo y con las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en elmercado.

Será también responsabilidad del departamento de Compras, el mantener informado al requirente sobre posibles desviaciones que puedan tener las condiciones antes mencionadas.

Procedimiento

Requirente:

Solicita al departamento de Compras cualquier material que necesite.

Si el material requerido es de emergencia, el requirente deberá escribir en la...