Gestión Documental

CONCEPTO DE DOCUMENTO
Etimológicamente procede del latín “documentum” derivado del verbo “docere”: enseñar, instruir. Ha evolucionado hacia el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el vocabulario legislativo. El documento es la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta. (Diccionario de terminologíaarchivística)
ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DEL DOCUMENTO
El soporte que le confiere corporeidad física y puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco óptico.
La información que transmite.
El registro, es decir, la fijación de la información en el soporte: tinta, impulsos electromagnéticos.
ELEMENTOS DIFERENCIADORES DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
Carácter seriado: se producen uno a uno y con el pasodel tiempo constituyen series: correspondencia, actas,
La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.
La exclusividad: la información es exclusiva.
La interrelación: pertenencia a un conjunto o unidad administrativa, la unidad archivística o expediente.
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
Se refieren tanto a suestructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo (caracteres internos).
Caracteres externos
Caracteres internos
CARACTERES EXTERNOS
Clase.-Procedimiento empleado para transmitir la información: textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos o informáticos.
Tipo.-Revela tanto el contenido como su estructuración en el documento y deriva de la acción representada:cuestionario, ley, informe, acta, correspondencia, memorando, etc.
Formato.-Forma de reunirse los documentos y del soporte: legajos, volúmenes, disquetes.
Cantidad.-Número de unidades y el espacio que ocupan los documentos.
Forma.-Conocida por la diplomática como tradición documental, consiste en la condición de original o copia –simple o certificada-.
Caracteres internos
Entidad productoraautor del documento.-Persona física o moral, pública o privada.
Orígenes funcionales.-Razones por las que se ha producido un documento: función, actividad; trámite por los que ha sido realizado.
Fecha y lugar de producción.-Lo sitúa en el tiempo y en el espacio.
Contenido sustantivo.-Asunto o tema de que trata el documento; fines u objetivos perseguidos con su redacción.
LOS VALORES DELDOCUMENTO
Los valores inherentes en los documentos públicos modernos son de dos clases:
a) Los valores primarios, Dependen del fin por el cual han sido creados: realizar los propósitos por los cuales se ha establecido la dependencia, ya sean administrativos, fiscales, legales y operativos. Son útiles y necesarios para la propia dependencia generadora. ( AG)
b) Los valores secundarios: Dependen dela utilidad que se pueda deducir con posterioridad, valores que perdurarán aun después de que haya cesado su uso corriente: son útiles para otras dependencias o usuarios privados. (AC o AH).
DEFINICION ARCHIVO
a) Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público oprivado en el ejercicio de su actividad, y son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, y trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
b) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
c) Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados ydifundidos.
(Diccionario de Terminología Archivística, 1988)
CARACTERÍSTICAS QUE CONSTITUYEN EL CONCEPTO DE ARCHIVO
1. Lo componen un conjunto de documentos, sin importar su fecha, forma o soporte material.
2. Es creado, producido o generado por cualquier persona física o jurídica: un individuo, una familia, un organismo público o privado, o una parte de éstos.
3. Se forma mediante el...