Gestion documental

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EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de las facultades legales que le confiere el artículo 2, numeral 8 del Decreto 4222 de 2006 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de Julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, en su artículo 12 señala que la administración pública será responsable de la gestión dedocumentos y de la administración de sus archivos.

Que el Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006, “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional”, establece la estructura y funciones de la Policía Nacional y en su artículo 24, Unidades Funcionales, faculta al Director General de la Policía Nacional de Colombia, para crear y organizar, con carácterpermanente o transitorio, escuelas, unidades, áreas funcionales y grupos de trabajo, determinando en el acto de creación de éstas, sus tareas, responsabilidades y las demás disposiciones necesarias para su funcionamiento;.

Que por medio de la Resolución No. 02764 del 26 de Junio 2008 la Policía Nacional adoptó el Programa de Gestión Documental y sus políticas de operación, donde se establecieron loslineamientos para la racionalización y normalización en la gestión de documentos y el soporte tecnológico requerido.

Que en el articulo 18 de la resolución en comento se regló que en las estructuras orgánicas internas de las direcciones, oficinas asesoras, policías metropolitanas, departamentos de Policía y comandos operativos especiales de seguridad ciudadana, la Secretaria Privada, debe liderarel proceso de Gestión Documental a través del Grupo de Gestión Documental, situación que se hace necesario subsanar, toda vez que el referido proceso requiere que se le de una mayor envergadura a nivel institucional, para lo cual se requiere desagregar el Grupo de Gestión Documental de la Secretaria Privada y ubicarlo de manera independiente, con el fin darle autonomía e importancia a estadependencia y de esta manera generar una mejor sinergia en la organización, conservación, uso y manejo de los documentos en la Policía Nacional.

Que en atención a lo expuesto, es necesario adicionar y modificar la Resolución No. 02764 del 26 de Junio 2008 “Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas”, para lo cual,

R E S U E L V E:ARTÍCULO 1. Modifíquese y adiciónese el artículo 18 de la Resolución No. 02764 del 26 de Junio 2008 “Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas”, en el sentido de desagregar la dependencia de los grupos de gestión documental de las secretarias privadas de las diferentes unidades policiales, el cual quedará asi:

“ARTÍCULO 18:RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE EJERCEN ACTIVIDADES Y TAREAS RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL. En cada dirección, oficina asesora, región de Policía, Policía metropolitana, departamento de Policía y comando operativo especial de seguridad ciudadana, el archivo central dependerá del Grupo de Gestión Documental, el cual cumplirá las siguientes funciones:

a) Suministrar informaciónconfiable y oportuna a los usuarios.
b) Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información del patrimonio documental de la unidad.
c) Administrar el proceso del archivo central y la aplicación de las tablas de retención documental de conformidad con la normatividad vigente.
d) Difundir y propender por la aplicación e implementación de las Tablas de RetenciónDocumental en las dependencias de la unidad.
e) Solicitar al Archivo General de la Policia Nacional las modificaciones o actualizaciones de las Tablas de Retención Documental cuando se requiera.
f) Realizar una adecuada organización de los archivos Central y de Gestión que permitan atender de manera oportuna los requerimientos de las entidades y de los ciudadanos.
g) Presentar directrices para...
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