gestion documental

TEMA: 9.
EL ARCHIVO.
Mireya Bonilla Osuna
Comunicación y Atención al Cliente
1º Curso de Grado Superior.
Administración y Finanzas.

1. ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN
EN SOPORTE PAPEL.
1.1 Clasificación y ordenación de
documentos.
Los fines de la clasificación pueden
concretarse en los siguientes:
 Acceder a la documentación con
facilidad y rapidez.
 Tener un control de toda la
documentación queentra y sale de la
empresa.
 Cumplir con las exigencias legales de
conservación de determinados
documentos durante un plazo


1.2 NORMAS Y SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN.
Se debe elegir un orden de clasificación que sea fácil
de comprender y sencillo de utilizar.
 El sistema elegido debe ser apropiado a las
necesidades de cada empresa o departamento:
además, debe simplificar al máximo la entrada dedocumentos, siendo susceptibles de ampliación en el
futuro.
 En caso de duda se debe utilizar la clasificación
alfabética.
Sistema de clasificación:
 Alfabética.
 Numérica.
 Geográfica.
 Temática.
 Cronológica.
 Mixta.


CLASIFICACIÓN
ALFABÉTICA.
Es el método más utilizado. Los documentos se clasifican
según el orden determinado por las letras del alfabeto.
 Ventajas:
Es un método muysencillo tanto respecto a su comprensión
como a su mensaje.
Permite añadir documentos con facilidad.
La localización es fácil; no se precisan índices.
Permite clasificar todo tipo de documentos que se refieran a
personas o a empresas.
 Inconvenientes:
Pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras,
iniciales, artículos o abreviaturas.
Si un expediente incluye muchos documentos, por loque se
hace necesario establecer normas muy precisas para
evitar errores.
Si se extrae un documento y no se anota, su falta puede
pasar inadvertida.

CLASIFICACIÓN
NUMÉRICA
Los documentos se agrupan asignando a cada uno un
número correlativo y progresivo de la serie de números
naturales.
 Ventajas:
Se puede clasificar n número ilimitado de documentos.
La búsqueda es rápida.
Es un sistema muyexacto.
 Inconvenientes:
Como la numeración es correlativa, si se extrae un
documento, se reconoce fácilmente.
Es totalmente necesario un índice-guía para la
localización de los documentos.
Para intercalar nuevos documentos, a veces se hace
necesario plantear subclasificaciones que pueden
dificultar el esquema principal.

CLASIFICACIÓN
TEMÁTICA
La pauta de agrupación de documentos se basa en el temao
asunto sobre el que versan los mismo.
 Ventajas:
Fácilmente comprensible.
Su utilización es sencilla.
Se busca directamente; no son necesarios índices auxiliares.
Se pueden intercalar subdivisiones muy fácilmente
identificando subtemas.
 Inconvenientes:
No es aconsejable cuando los temas son conocidos por la
persona que busca un documento.
Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema.Un mismo documento puede estar relacionado con distintos
asuntos.
Puede ser necesario un indice-guía para la localización de los
documento.

CLASIFICACIÓN
CRONOLÓGICA.
Clasificar los documentos por fechas, según se van recibiendo
y/o generando.
 Ventajas:
Fácil de organizar.
Fácil de utilizar.
Permite ir introduciendo nuevos documento sin alterar el
orden.
Se busca directamente.
Inconvenientes:
No es aconsejable para archivos grandes.
Es necesario conocer la fecha de un determinado documento.
Puede resultar necesario mucho tiempo para localizar
documentos específicos.
Cuando se extrae algún documento es necesario hacer una
marca para dejar constancia.

3.1 ARCHIVO:
La palabra archivo puede tener dos significados:
 Conjunto de documentos de una empresa debidamente
ordenados yclasificados de manera útil y eficaz, para
localizarlos lo más rápido posible.
 Lugar donde se conserva todos estos documentos.
 Objetivos:
 De naturaleza legal. Las empresas deben guardar
durante un tiempo determinado documentos porque así
lo establece la ley.
 De carácter técnico. La utilidad práctica del archivo
puede concretarse en los siguientes puntos:
 Un archivo es un centro activo de...