Gestión por Procesos

ANÁLISIS DE TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

1 ANÁLISIS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Otros Conceptos
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar(manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

El Por QuéDe La Necesidad De Utilizar Los Manuales
Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizada. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.

Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro deunas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.

Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez yfacilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.

Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.

Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno yotros cuerpos reguladores.
Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.

Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales sedesarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.

Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.

Objetivos De Los Manuales
De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a. Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,procedimientos, normas, etc.
b. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.
d. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacióna las distintas funciones operacionales.
e. Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
f. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
g. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya quedescriben en forma detallada las actividades de cada puesto.
h. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
i. Interviene en la consulta de todo el personal.
j. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
k. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
l. Para...