Gestion de compras

Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.
Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:
• Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;
• Procedimientos decontraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;
• Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;
• Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación ) de los datos entrados en un sistema de computadora;
• Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;
• Segregación yrotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
• Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
• Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentosoriginarios;
• Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
• Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
• Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo maestro;
• Auditoría interna;
• Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
• En transacciones contables, conciliación con el mayor general de lossaldos de los mayores auxiliares;
• Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y
• Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
Caso de Aplicación:
El Ciclo de Adquisición y Pago
El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:
• Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
• Pago deadquisiciones
• Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó
Principales funciones típicas de compras
• Selección de proveedor
• Solicitar compras
• Comprar
Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:
1. Recepción
2. Crédito y Cobranzas
3. Caja-Pagaduría
4. Contabilidad
5. Financiero
6. Contraloría
7.Compras
La función de Compras tiene como objetivos:
• Reducir el nivel de inventario
• Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
• Implantar control de calidad en las compras
• Establecer políticas de adquisición y licitación
• Mantener registro de los productos
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
1. Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con elaño anterior
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
4. Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior
PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES
ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.-Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas
BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.
Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:
• Recepción y verificación del estado de productosentregados por los proveedores.
• Ubicación, control de calidad y custodia de los productos
• Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.
BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.
BODEGAS...