Gestion De Documentos

El sueño de la oficina sin papeles aun no se ha hecho realidad. En consecuencia además de la necesidad de gestionar los documentos electrónicos que se multiplican en la red local, las organizaciones se encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los papeles.
Si a la necesidad de resolver esta situación se le añade que en los documentos reside gran parte del conocimientocorporativo, consideremos en que hay que actuar y hay que hacerlo con celeridad.
Las organizaciones sienten una creciente preocupación para asegurar la evidencia y ola trazabilidad de su actividad a través de los documentos. Cuando un documento pasa a ser digital, la diferencia entre documento electrónico y contenido es más difícil de definir. El concepto contenido en gestión documental se asociasiempre a una unidad de información en soporte digital, cuando un documento pasa a ser digital, se producen un cambios muysignificativos, entre otros:
*Necesidad de disponer de equipos para su lectura
*Obsolescencia de los sistemas de lectura
*Facilidad para copiar y los aspectos de copyright que ello conlleva
* Fragilidad debido a la facilidad de alterarlos
*Necesidad de decidir que se preserva y como
En el 2001 se aprobó la normaISO 15489 para le gestión de los records. En España el grupo de trabajo CNT50 de Aenor, ha sido el encargado de traducir la norma ISO 15489 para adoptarla como norma UNE.
En algunos casos la ocultación y destrucción de información comprometida, ha acelerado la necesidad de regular los records.
En el marco normativo es indispensable citar también el modelo Europeo MoReq que tiene como finalidadconcretar los requisitos funcionales d una aplicación de gestión de documentos.

¿Por qué es tan importante la gestión documental?
En definitiva, es indudable que una correcta gestión documental contribuye a mejorar le eficiencia de la organización, los documentos contienen datos e información (o datos en contexto) y mucho conocimiento corporativo, que forma parte de los bienes intangibles delcapital intelectual. Pero los bienes intangibles hay que poderlos encontrar y utilizar en el momento en que se necesitan.

Gestión documental y de contenidos
A menudo se asocia la gestión documental con un programa informático. En algunas ocasiones una solución de gestión documental puede pasar por fijar unas pautas corporativas que concreten aspectos como:
*Estructura y ordenación de lascarpetas y de los documentos en la red local.
*Atributos asociados a los mismos
*Nomenclatura a utilizar
*Identificación o clasificación
*Almacenamiento o no en ordenadores fuera de la red corporativa
*Tratamiento y gestión del correo electrónico
En los últimos 15 años el baile de las siglas que se autocalifican de gestión documental ha ido creciendo: EDMS, ECM, CMS, DAM, etc. Otras como RM oKM son con frecuencia incluidos en el mismo grupo, aunque los fines difieren, las barreras entre unos sistemas y otros no son siempre claras. Por ejemplo, podemos decir que el propósito de un RM es proteger el capital intelectual; un KM es desarrollarlo; mientras que en un EDMS busca mejorar le eficiencia del flujo de documentos electrónicos. A menudo se asocia la gestión documental con un programainformático, y no necesariamente debe ser así. Otro aspecto diferenciador pude ser donde se generan los documentos. Así encontramos:
*Documentos que se crean dentro del mismo programa.
*Aplicaciones que operan con documentos creados fuera del programa.
En las grandes organizaciones, será necesario compaginar dos o más soluciones para responder con eficacia a los requerimientos.

El punto...