gestion de documentos

Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:

1- FINALIDAD

* ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan losdocumentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diariode la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Losdocumentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.

* ARCHIVOS HISTÓRICOS, aquellos que reúnen de forma organizadadocumentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que esle valor de prueba para la investigación histórica. La doumentación está seleccionada deforma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio dela cultura.

2- Por la EDAD de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

* ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN, Correspondería a la etapa prearchivística. Son aquellos archivos quedependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están ubicados en la misma oficina onegociado que los ha produido, y están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por loque tienen que tener fácil acceso.

* ARCHIVO DE DEPÓSITO CENTRAL, pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de...