Gestion documental de archivos internos de una empresa

GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O
ELECTRONICA

• REALIZAR LA GESTION DE LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA INTERNA Y
EXTERNA CON LAS AREAS CORRESPONDIENTES.

Gestión de documentación administrativa.

Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa.
Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines delucro,
instituciones educativas, e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– deben tratar
con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el
personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos.
Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un
documento administrativo puede estar en cualquier tipo demedio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico. En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención,hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente.


Concepto de gestión documental.

La Gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a
lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen estédisponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.


Desarrollo de la gestión documental.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que seguardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y 53 clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a lacomplejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las
grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases dedatos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la
administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de losprocesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.
En laactualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los...