GESTIONA LA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA

GESTIONA LA
DOCUMENTACION
ADMINISTRATIVA

CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS Y DE SERVICIOS CETÍS N. 131

Proyecto de gestiona
Nombre: Cinthya Giselle López de los Santos
Grado: 2° semestre
Grupo: “A”
Especialidad: Administración de recursos humanos
Materia: Gestiona la Documentación Administrativa
Nombre del profesor: Lic. Nancy Gallegos Almaraz
Turno: matutino

CLASIFICACIÓN DE TEXTOSADMINISTRATIVOS
Todo documento que soporte los actos administrativos,
contienen una declaración, una función a la que cada texto
responde a una actividad administrativa.
• Documentos de decisión.
• Documentos de transmisión.
• Documentos de constancia.
• Documentos de juicio.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
GENÉRICOS
a) según su objetivo:
•

Descriptivo

•

Científicos

•

Argumentativos
b) según suestructura:

•
•

Sin estructura
Con estructura
c) Con ilustraciones

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Según la
ubicación de
los archivos

Según la frecuencia
de consulta

Según lo que se
desea archivar

En función de
la privacidad

Activo:

Archivo
Horizontal:

Personales:

Centralizado:

Se consulta de manera
frecuente

La información de cada
empresa se guarda en
una sola ubicación.

Semiactivo:Descentralizado:
La información se
guarda en distintas
ubicaciones.

Se manifiesta durante un
periodo de tiempo estipulado
y después se transfiere al
archivo inactivo.

Inactivo:
Documentos que no se
consultan ose hacen de
forma periódica

Los documentos se
almacenan uno sobre
otro.

Archivo Vertical:

Reservada a una
sola persona y debe
de tener seguridad

Departamento:

Los documentos se
almacenanuno detrás
de otro

Solo tendrá acceso a
su manejo la o las
personas al
departamento

Archivo Lateral:

Generales:

Se ubican de tal manera
que permite ver la
descripción en los lomos

Cualquier persona
que tenga permiso
podrá acceder

ORGANIGRAMA
Es la representación grafica de la estructura organizativa,
usualmente aplicados a empresas u organizaciones. Son sistemas
de organización que serepresenta en forma intuitiva con
objetividad.
TIPOS DE ORGANIGRAMA:
• Vertical
• Horizontal
• Circular

ORGANIGRAMA
Dirección General

Programación
de enseñanza
de idiomas

Programa de
programación y
empresa

Oficina de
inserción laboral

Programa de UPF

Eventos

Gestión
económica

Administración

Gestión de
personal

AREA DE RECURSOS HUMANOS
Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano detrabajo cuyas
características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa.
•
•
•
•
•
•
•

Sus funciones principales son:
Contratación y empleo
Capacitación y desarrollo
Sueldos y salarios
Relaciones laborales
Servicios y prestaciones
Higiene y seguridad industrial
Planeación de recursos humanos

TIPOS DE ARCHIVOS
• Archivos de entrada
• Archivos de salidas
• Archivos de situación
• Archivosconstantes
• Archivos históricos
• Archivos movimiento
• Archivos de maniobra
• ASCII
• Binario
• Archivos directos
• Archivos secuenciales
• Archivos de índice

TIPOS DE ARCHIVEROS

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
a. Alfabético
b. Geográfico
c. Numérico
d. Cronológico
e. De materias

ELEMENTOS UTILIZADOS PARA LA
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO
1. Carpetas
2. Guías
3. Pestañas
4. IndicadoresSECUENCIA DE ETAPAS

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Recepción de correspondencia

Recibe la correspondencia, revisa, Departamento de Recursos
sella y firma
Humanos

2. Registro de documentos
recibidos

Captura la información en el
reporte de control de gestión

Departamento de Recursos
Humanos

3. Revisión y entrega con
observaciones

Revisa los documentos, anota y
entrega observaciones

Departamento deRecursos
Humanos

4. Atención de apuntes en tramite

Se dan respuesta a los
requerimientos y se asigna
numero a los oficios

Departamento de Recursos
Humanos

5. Envió de la correspondencia

Entrega al subdepartamento

Subdepartamento administrativo

6. Distribución de
correspondencia
7. Dar seguimiento a la gestión

ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LOS
EXPEDIENTES
Los expedientes constituyen la unidad...